Concilier gestion des réseaux sociaux et vacances... c’est possible ?

Concilier gestion des réseaux sociaux et vacances... c’est possible ?

18th juillet 2018
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La rédaction
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Depuis 2014, les équipes Hiscox alimentent ce blog en vue de fournir aux entrepreneurs en herbe comme les confirmés. Pour nous être assureur c’est avant tout vous conseiller à chaque étape de la vie de votre entreprise. Pour vous accompagner et vous aider à faire les bons choix pour éviter de mettre en danger votre entreprise. Actualité, inspiration, conseils, fiches pratiques… Nos contenus variés ont pour objectif d’adresser vos questionnements du quotidien. Parce que chez Hiscox on pense à tout et surtout à vous.

Voilà l’été qui approche ! Cette période tant attendue, rythmée par de nombreuses festivités, de bons moments et une détente bien méritée sous le soleil. Entrepreneurs, professionnels de la communication : vous gérez les réseaux sociaux de votre marque et vous vous demandez comment concilier vacancier et community manager ? Vous le savez très bien, votre communauté n’a pas choisi de synchroniser ses vacances sur les vôtres, et la gestion de votre présence sur tous les canaux de communication (surtout digitale) durant cette période reste cruciale. Alors prendre des vacances peut vite devenir un vrai parcours du combattant parce que les réseaux (eux) ne se reposent jamais !

Seulement vous, vous avez besoin de vous reposer et de souffler loin du bureau... et cela ne signifie pas forcément l’abandon de votre stratégie digitale. Alors, vous souhaitez partir en roadtrip l’esprit léger ? Nous avons la solution ! Voici 4 astuces pour anticiper vos vacances et organiser vos réseaux sociaux de manière proactive durant cette période.

Comment gérer les réseaux sociaux de l'entreprise ?

1 - Anticipez, gérez et organisez l'animation des réseaux sociaux en amont

La clef du succès, c’est bel et bien l’anticipation. Que pouvez-vous gérer en autonomie ? Devez-vous demander du renfort ? Ce sont des questions que vous devez vous poser avant la date d'échéance, parce que plus vous aurez le temps d'y répondre, plus les options s'ouvriront à vous et vous pourrez gérer les réseaux sociaux en fonction de votre absence.
Tout d'abord, avant votre départ en vacances, prenez quelques minutes pour avertir vos collaborateurs et clients que vous partez. Prévoyez un message d’absence sur votre boîte mail et sur votre téléphone professionnel, cela vous évitera bon nombre de messages de relance à votre retour.

Plusieurs solutions à moindre coût à vous pour anticiper et assurer votre relève !

Qui gère les réseaux sociaux en votre absence ?

La fonction du Community Manager est d'animer sa communauté au jour le jour, de créer du contenu sur les réseaux sociaux et de réagir à l'instant T, tout en assurant une veille régulière... Des missions qui sont difficiles de reporter au mois suivant. C'est pourquoi, pour bien anticiper votre départ, il est indispensable de vous accorder sur la gestion de vos réseaux sociaux avec les collaborateurs ou personnes de confiance qui vont prendre le relais pendant votre absence.

À vous de choisir la personne qui vous remplacera, et qui gardera un œil sur les comptes réseaux sociaux de votre entreprise. Votre remplaçant n’étant pas forcément formé au Social Media Management, n’oubliez pas de le briefer sur les missions qui seront les siennes et toutes les fonctionnalités importantes à savoir. Donnez-lui accès aux comptes que vous gérez et à tous les éléments dont il pourrait avoir besoin : calendrier des tâches à effectuer, accès aux pages, deadlines à respecter, nom des personnes pouvant le renseigner sur vos produits et services, applications utiles, mots de passe des outils de gestion... Rappelez-vous que votre collaborateur ne maîtrise pas aussi bien que vous l’environnement de votre marque. Pensez à partager avec lui les sujets sensibles, les particularités et politiques de modération. Vous pouvez également lui fournir les réponses types aux questions les plus fréquentes, ou même un guide complet des bonnes pratiques, afin que tout soit le plus clair possible.

Il est crucial que le style rédactionnel et le ton que vous employez sur vos réseaux sociaux restent les mêmes, tout comme l’identité et les messages de votre marque.

Quels outils pour gérer et programmer les réseaux sociaux à distance ?

2 - Programmez vos contenus avant de partir, afin de pérenniser l'engagement et maintenir la communauté

Parlons création de contenus !
Hootsuite, Emplifi, Agorapulse, Buffer, Sprout Social… Nombreux sont les outils de gestion de Social Media Management. Ils sont vos principaux atouts pour ne pas priver votre communauté de contenus intéressants pendant votre absence. Sur les semaines qui précèdent vos congés, nous vous conseillons de préparer vos posts sur les différents réseaux sociaux. Ces outils de gestion vous permettront de programmer à l'avance l'ensemble de votre contenu. Nous vous conseillons de prendre également de l'avance sur les publications prévues pour J+1 ou J+3 de votre retour de vacances.

À vous de rédiger vos textes, visuels, selon votre calendrier éditorial, et d'assurer la programmation des publications en fonction de votre date de départ. Ainsi, vous simplifiez la gestion des principaux réseaux sociaux par votre remplaçant et évitez les sujets controversés. Votre collègue n’aura donc plus qu’à effectuer une veille pendant votre absence (Tweetdeck, Agorapulse, messages privés, flux twitter...), et à répondre aux messages et commentaires sous les posts publiés.

Ce remplacement peut même s’avérer très bénéfique pour votre gestion des réseaux sociaux, puisqu’en posant un regard neuf sur vos publications, votre collaborateur pourra vous donner ses retours critiques, constructifs et créatifs sur votre stratégie : Page Facebook, Stories sur Instagram, Tweets... toute la partie création de contenu.

Enfin, si vous souhaitez garder un maximum de contrôle sur la présence en ligne de votre marque, un outil peut vous aider : la configuration d’alertes e-mail Google. À vous de configurer ces alertes suivant les principaux mots-clés, le nom de votre entreprise, voir votre propre nom. Vous serez ainsi prévenu en temps réel par e-mail en cas de bad (ou good) buzz sur tous les médias sociaux.

NB : Il est également possible de programmer vos stories sur Instagram avec une application comme Storrito.

3 - Diminuez le rythme pendant vos vacances (même en freelance)

Même s’il est tentant de ne pas décrocher des réseaux sociaux pendant l’été, ne transformez toutefois pas vos vacances en télétravail. S’il y a bien une période dans l’année où votre communauté est la moins active, c’est pendant l’été ! Vous n’êtes donc pas obligé de vous astreindre à la même intensité d’activité pendant cette période. Le repos n'est pas une option !

À vous de réduire le nombre de contenus postés. De plus, si les engagements suscités par votre marque ne sont pas trop importants, arrêter totalement les publications pendant vos vacances est également une option. Il vous suffira de jouer la transparence sur cette période, et de prévenir votre communauté que votre page se met en pause jusqu’à la rentrée (nécessite aucun coût). Veillez cependant à ne pas trop faire durer cette période de silence et à ne pas laisser de messages insatisfaits sans réponse. Vous pouvez ainsi jeter un coup d’œil et analyser rapidement vos profils sociaux tous les jours afin de vous assurer de son bon fonctionnement, et intervenir qu'en cas d’urgence.

Comment faire pour faciliter votre retour de vacances ?

4 - Organisez votre retour

Tout repos a un prix !
Le temps qu'il faut pour reprendre un rythme classique après une semaine de vacances ? Trois jours. C’est ce qui ressort d’une étude réalisée par un institut du sondage britannique OnePoll.
En effet, qui ne croule pas sous les e-mails, les newsletters et les alertes à son retour de vacances ? Pour faciliter votre retour au bureau, vous pouvez trier vos e-mails avant de partir, afin de décharger d’avance votre boîte de réception. Vous pouvez également fixer à l’avance un débriefing avec votre remplaçant, afin de faire le point sur les réactions de votre communauté et les éventuels problèmes rencontrés. Vous pouvez prendre le temps d'analyser ce qu'il s'est passé durant votre absence (sur Agorapulse, si votre collègue vous a assigné du contenu). Plus en détail, vous pouvez trier toutes les stories sur Instagram dans vos highlights et procéder à un cleansing des feeds et mentions sur chaque plateforme.

Vous avez maintenant en mains toutes les cartes pour organiser au mieux votre départ en vacances ! Et il est vrai que ces jours de congé sont cruciaux pour le bon développement de votre activité. Ils vous permettront de développer votre créativité en vous ressourçant, tout en équilibrant votre vie personnelle et votre vie professionnelle. Votre productivité à la rentrée n’en sera que meilleure ! À vous d’en profiter pour décompresser et pour profiter à fond de ces jours de repos bien mérités.

Le conseil d’Hiscox :

Pour 61%* des entrepreneurs, les vacances restent une source de danger et de risques pour l’entreprise. Perte de contrôle sur l’activité, allongement du temps de réaction à un incident, baisse des opportunités, les raisons invoquées sont nombreuses et peuvent porter un certain préjudice à l’équilibre de la structure. Pour profiter pleinement de votre départ, assurez-vous contre les risques liés à votre absence avec une offre de responsabilité civile professionnelle adaptée à votre activité.

Vous trouverez également nos conseils en Workation pour les plus téméraires.

*Source : « Peut-on partir en vacances lorsqu’on est entrepreneur ».

Article mis à jour le 30/06/2022