Premier bail professionnel : les 10 points à vérifier avant de signer
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Votre activité se développe et vous souhaitez louer un local professionnel pour améliorer vos conditions de travail, recruter des salariés ou recevoir vos clients dans un espace de travail dédié. Mais savez-vous la différence entre bail commercial et bail professionnel ? Les documents nécessaires ? Les frais à prévoir ? Vos obligations d'assurance ? Voici les 10 choses à savoir avant de signer son premier bail professionnel.
Qu'est-ce qu'un bail professionnel ?
Un bail professionnel est un contrat de location de bureaux professionnels destinés à l'exercice d'une activité libérale, qu’elle soit réglementée ou non réglementée, comme par exemple : coach, consultant, expert-comptable, ostéopathe. Le local loué doit avoir un usage strictement professionnel et l'activité exercée ne peut être ni commerciale, ni artisanale, ni industrielle, ni agricole. Il s’adresse par exemple aux professions médicales ou juridiques.
Quelle est la différence entre un bail professionnel et un bail commercial ?
La différence principale entre les deux types de bail professionnel et bail commercial réside dans la nature de l'activité exercée dans le local : un local professionnel s'adresse aux activités à caractère intellectuel ou de service, tandis qu'un local commercial est consacré aux activités commerciales, industrielles et artisanales.
Par exemple, un boulanger signe un bail commercial pour ouvrir sa boulangerie alors qu’un expert-comptable loue un bureau en signant un bail professionnel.
Les différences clés entre bail commercial et bail professionnel
| Caractéristique | Bail commercial | Bail professionnel |
| Activité | Activité commerciale, industrielle ou artisanale | Professions libérales réglementées ou non réglementées |
| Durée minimale | 9 ans | 6 ans |
| Encadrement des loyers | Loyer librement fixé à l’origine, avec des règles spécifiques encadrant certaines révisions | Fixé par le contrat |
| Droit au renouvellement | Garanti ou indemnité d'éviction | Non garanti |
| Résiliation par le locataire | Tous les 3 ans, préavis de 6 mois | A tout moment, préavis de 6 mois |
Quelles sont les clauses à vérifier ?
Avant de signer votre premier bail professionnel, vérifiez que votre activité est autorisée pour ce type de contrat. Vous ne pouvez par exemple pas louer un local sous le régime d'un bail professionnel pour ouvrir un magasin de vêtements car cette activité est commerciale. A l'inverse, de nombreuses activités libérales, tel que le conseil, peuvent être exercées dans des locaux loués sous le régime du bail professionnel. Vérifiez également les conditions de résiliation et le préavis applicable : un bail professionnel est généralement plus flexible qu'un bail commercial. En revanche, il n'y a pas d'encadrement des loyers, ce qui signifie qu'il faut être vigilant quant au montant du loyer et les modalités de révision au moment de la signature du contrat.
Quelle est la durée minimum d'un bail professionnel ?
La durée du bail professionnel est de 6 ans minimum. La reconduction du contrat de bail professionnel est tacite, mais le bailleur peut décider de mettre fin au contrat s'il en informe le locataire au moins 6 mois avant le terme; contrairement au bail commercial, il n'y a pas de droit au renouvellement pour le bail professionnel. Le locataire peut également mettre fin au contrat de son côté, en respectant un préavis de 6 mois.
Est-ce qu'un DPE est obligatoire pour un bail professionnel ?
Sous réserve des cas d’exemption prévus par la réglementation, le bailleur doit remettre au locataire un Diagnostic de Performance Energétique (DPE) annexé au contrat.
Quels documents sont nécessaires ?
Pour signer un bail professionnel, plusieurs documents et informations doivent figurer dans le contrat.
Le bail professionnel doit obligatoirement être rédigé par écrit. Il peut être rédigé directement par les parties, par un avocat ou par un notaire. Les baux conclus pour une durée supérieure à 12 ans sont soumis à des formalités particulières, notamment en matière de publicité foncière, ce qui conduit généralement à l’intervention d’un notaire.
Le contrat comprend généralement :
- L'identité du propriétaire et du locataire
- La description du local et, le cas échéant, de ses annexes
- La durée du bail
- Le montant du loyer et ses modalités de paiement
- Les conditions de révision du loyer
- La répartition des charges entre le bailleur et le locataire
- Les obligations respectives de chaque partie
Le propriétaire doit également annexer plusieurs documents obligatoires au bail :
- Le Diagnostic de Performance Énergétique (DPE)
- L'État des Risques et Pollutions (ERP)
Enfin, un état des lieux d'entrée est généralement réalisé afin de sécuriser les relations entre le bailleur et le locataire.
Comment résilier un bail professionnel ?
Le bail professionnel peut être résilié aussi bien par le locataire que par le propriétaire.
Le locataire peut mettre fin au bail à tout moment à condition de respecter un préavis de 6 mois. Le bailleur peut également décider de ne pas renouveler le contrat à son échéance, à condition d'en informer le locataire dans les délais prévus (au moins 6 mois avant le terme du contrat).
À défaut de résiliation, le bail est automatiquement reconduit pour une nouvelle période de six ans.
Quels frais prévoir avant de signer un bail professionnel ?
Le montant du loyer est librement fixé entre le propriétaire et le locataire. Aucun encadrement légal spécifique n'existe pour les baux professionnels. Les modalités de paiement et d'éventuelles révisions du loyer sont prévues directement dans le contrat.
Il convient également de vérifier la répartition des charges, taxes et frais entre les parties. Contrairement au bail commercial, la loi ne prévoit pas de répartition imposée : celle-ci dépend du contenu du contrat signé.
Faut-il faire un dépôt de garantie ?
Le dépôt de garantie n'est pas obligatoire dans le cadre d'un bail professionnel mais le contrat peut prévoir que le locataire verse un dépôt de garantie dont le montant est librement fixé par les parties. Celui-ci est généralement restitué à la fin du bail, sous réserve des sommes éventuellement dues par le locataire au titre des loyers, charges ou réparations qui resteraient à sa charge.
Qui paie la taxe foncière d'un local professionnel : le propriétaire ou le locataire ?
La législation ne prévoit aucune règle spécifique concernant la répartition des taxes, charges et frais dans le cadre d'un bail professionnel. Le propriétaire et le locataire sont donc libres de décider contractuellement qui prend en charge la taxe foncière. En l'absence de clause particulière dans le bail, les dépenses liées à la propriété de l'immeuble, dont la taxe foncière, restent à la charge du propriétaire.
Quelles sont les obligations liées à un bail professionnel ?
Obligations du propriétaire
Le propriétaire doit :
- Mettre à disposition un local conforme à l'usage prévu
- Garantir au locataire la jouissance paisible des locaux
- Assurer les réparations qui lui incombent conformément à la loi et aux stipulations du bail
Obligations du locataire
Le locataire doit :
- Payer le loyer selon les modalités prévues au bail
- Assurer l'entretien courant du local
- Réaliser les réparations locatives et les petites interventions de maintenance à sa charge
L'assurance d'un local professionnel est-elle obligatoire ?
Si votre entreprise est locataire de son local professionnel, votre bail vous imposera certainement de souscrire une assurance couvrant le local. Cette assurance permet notamment de protéger vos locaux, les aménagements, le matériel ou encore les marchandises contre différents risques tels que l'incendie, l'explosion, le dégât des eaux ou certaines catastrophes naturelles.
Si vous êtes propriétaire de vos locaux, certaines obligations d’assurance peuvent exister selon votre situation. Dans tous les cas, une couverture adaptée reste fortement recommandée pour protéger votre patrimoine professionnel.
Plus largement, les obligations d'assurance varient selon la nature de l'activité exercée. Certaines professions réglementées doivent également souscrire une responsabilité civile professionnelle obligatoire.
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Sécurisez votre local, votre matériel et votre activité grâce à une assurance multirisque professionnelle adaptée aux indépendants, TPE et PME.
Quelles assurances souscrire ?
Selon votre activité, plusieurs contrats peuvent être utiles pour protéger votre entreprise :
Multirisque professionnelle
La multirisque professionnelle constitue l’une des solutions les plus complètes pour protéger les locaux, le matériel et l’activité de l’entreprise. Elle regroupe au sein d’un même contrat plusieurs garanties destinées à protéger votre activité. Elle peut inclure notamment :
- l'assurance du local professionnel ;
- la protection du matériel et des équipements ;
- la couverture des marchandises ou stocks ;
- la responsabilité civile occupant ;
- la garantie perte financière.
L'avantage est de centraliser l'ensemble des protections essentielles dans un seul contrat.
Attention : la RC professionnelle, la RC exploitation ou encore la RC produit ne sont pas nécessairement intégrées à tous les contrats multirisques dans le marché.
Assurance local professionnel
Selon les garanties souscrites, cette assurance peut couvrir notamment les dommages aux locaux, le matériel, le vol, certaines conséquences financières d’un sinistre ainsi que différentes garanties de responsabilité et même parfois la protection juridique ou encore la Responsabilité civile exploitation, selon les garanties souscrites. Elle est particulièrement important que l’entreprise soit locataire ou propriétaire.
Assurance risques locatifs
La garantie des risques locatifs couvre la responsabilité que le locataire ou l’occupant peut encourir à l’égard du propriétaire des locaux à la suite d’un incendie, d’une explosion ou d’un dégât des eaux lorsque ces événements sont garantis au contrat. Selon les garanties souscrites, une couverture complémentaire peut également être prévue pour les recours des voisins et des tiers.
Garantie perte financière
Un sinistre ne provoque pas seulement des dégâts matériels. Il peut également entraîner une baisse d'activité ou l'impossibilité totale de travailler pendant plusieurs semaines ou plusieurs mois. La garantie perte financière permet de compenser certaines conséquences financières couvertes par le contrat, telles qu’une baisse du chiffre d'affaires ou le maintien de certaines charges fixes (ex : loyers, salaires, impôts, taxes). L'objectif est de permettre à l'entreprise de retrouver la situation financière qu'elle aurait connue si le sinistre n'avait pas eu lieu.
Quels sont les risques en cas de local non assuré ?
L'absence d'assurance peut avoir des conséquences financières très lourdes. En cas d'incendie, d'explosion ou de dégât des eaux, l'entreprise devra financer elle-même les réparations des locaux, le remplacement du matériel, les éventuelles indemnisations dues au propriétaire et les pertes financières liées à l'arrêt de l'activité. Lorsque le bail prévoit une obligation d'assurance, l'absence de couverture peut constituer un manquement aux obligations contractuelles du locataire.
Que se passe-t-il en cas d'incendie ou de dégât des eaux dans un local loué ?
Lorsqu'un sinistre survient dans un local loué, l'assurance intervient selon les garanties souscrites. La couverture des risques locatifs permet aussi de vous couvrir pour les cas où votre responsabilité civile en tant qu’occupant peut être engagée par un tiers en conséquence d’un sinistre couvert par votre police d’assurance. Si le sinistre entraîne une interruption de l'activité, la garantie perte financière peut prendre le relais pour compenser certaines pertes financières.
Qui est responsable en cas de sinistre : le propriétaire ou le locataire ?
Dans la pratique, le locataire est généralement responsable des dommages causés au local lorsqu'ils résultent d'un incendie, d'une explosion ou d'un dégât des eaux survenus pendant son occupation des lieux. C'est précisément pour couvrir ce risque que l'assurance risques locatifs existe.
Toutefois, certaines situations peuvent exonérer le locataire, notamment lorsqu'un défaut de construction ou un événement extérieur est à l'origine du sinistre. Cette répartition des responsabilités est ensuite examinée par les assureurs et les experts mandatés.
Comment protéger ses équipements et son matériel pro dans un nouveau local ?
Avant d'emménager, il est recommandé de vérifier que votre contrat couvre l'ensemble de vos biens professionnels (ordinateurs, mobilier, machines, équipements techniques, marchandises, stocks...). Une assurance adaptée permet d'obtenir une indemnisation si ces biens sont endommagés par un incendie, un dégât des eaux, une catastrophe naturelle ou un vol lorsque cette garantie est incluse au contrat.
Récap' : les 10 choses à savoir avant de signer son premier bail professionnel
Avant de louer votre premier bureau ou local professionnel :
- Vérifiez que votre activité est compatible avec le régime du bail professionnel.
- Comprenez les différences entre bail professionnel et bail commercial.
- Analysez attentivement les clauses du contrat.
- Anticipez la durée d'engagement minimale de six ans.
- Assurez-vous que le DPE et l'ERP sont annexés au bail.
- Réalisez un état des lieux précis à l'entrée.
- Vérifiez la répartition des charges, taxes et frais.
- Identifiez les conditions de résiliation et de renouvellement.
- Souscrivez les assurances adaptées à votre situation.
- Protégez votre activité avec une couverture incluant vos locaux, votre matériel et, si possible, vos pertes d'exploitation.
FAQ : vos questions fréquentes sur la signature de votre premier bail professionnel
- Quelle est la durée minimale d'un bail professionnel ?
La durée minimale d'un bail professionnel est de 6 ans. À son échéance, il est généralement reconduit automatiquement pour une nouvelle période de 6 ans. - Qui peut signer un bail professionnel ?
Le bail professionnel est réservé aux professions libérales réglementées ou non réglementées, comme les consultants, coachs, experts-comptables ou ostéopathes. - Un bail professionnel est-il obligatoire pour exercer une activité libérale ?
Non, mais il s'agit du contrat de location spécifiquement conçu pour les activités libérales exercées dans un local à usage exclusivement professionnel. - Peut-on résilier un bail professionnel avant son terme ?
Oui. Le locataire peut résilier le bail à tout moment en respectant un préavis de 6 mois. - Le dépôt de garantie est-il obligatoire ?
Non. Le dépôt de garantie n'est pas obligatoire, mais le bail peut prévoir le versement d'une somme dont le montant est librement fixé entre les parties. - Le DPE est-il obligatoire pour un bail professionnel ?
Dans la plupart des cas, le Diagnostic de Performance Énergétique (DPE) doit être annexé au contrat par le bailleur, sous réserve des éventuelles exceptions prévues par la réglementation, au même titre que l’État des Risques et Pollutions (ERP). - Qui paie la taxe foncière dans le cadre d'un bail professionnel ?
La répartition de la taxe foncière dépend du contrat. En l'absence de clause spécifique, elle reste généralement à la charge du propriétaire. - L'assurance d'un local professionnel est-elle obligatoire ?
L'assurance n'est pas systématiquement imposée par la loi, mais elle est très fréquemment exigée par le bailleur dans le contrat de bail et demeure fortement recommandée. - Quelle assurance choisir pour un premier local professionnel ?
Une assurance multirisque professionnelle est souvent la solution la plus complète, car elle peut couvrir le local, le matériel, les marchandises, la responsabilité civile occupant et les pertes financières. - Que couvre l'assurance risques locatifs ?
Elle couvre principalement la responsabilité que le locataire peut encourir envers le propriétaire des locaux à la suite d’un incendie, d’une explosion ou d’un dégât des eaux lorsque ces événements sont garantis au contrat. - Qui est responsable en cas d'incendie dans un local loué ?
En cas d'incendie ou de dégât des eaux, la responsabilité du locataire peut être engagée dans certaines circonstances prévues par la loi ou le contrat de bail. - Que risque une entreprise qui n'assure pas son local ?
Elle peut devoir financer elle-même les réparations du local, le remplacement du matériel endommagé et les pertes financières liées à l'interruption de son activité. - Comment protéger son matériel professionnel lors d'un emménagement ?
Il est recommandé de vérifier que votre contrat d'assurance couvre bien vos ordinateurs, équipements, mobiliers, machines et éventuels stocks professionnels.
Sources officielles :
- Bpifrance
- Service Public
- Article 57 A de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 : Durée et renouvellement du bail professionnel
- Code civil - Article 1717 : Cession et sous-location du bail professionnel
- France Assureurs
Cet article a été rédigé par une experte Hiscox spécialisée dans la protection des biens des entreprises. Les informations présentées s'appuient sur l'expertise métier de nos équipes et sur les pratiques observées dans l'accompagnement des entreprises qui signent leur premier bail professionnel.
