Embaucher un salarié : quelles charges prévoir pour l’entreprise ?

Vous recrutez votre premier salarié et c'est une bonne nouvelle ! Cela signifie que votre activité se développe et que votre entreprise franchit une nouvelle étape. Mais devenir employeur implique également de nouvelles responsabilités, des démarches administratives et le respect cadre légal précis.

Faisons un point ensemble sur les obligations liées à l'embauche d'un premier salarié : assurances de l'employeur, protection sociale des salariés, déclaration préalable à l'embauche et principales formalités administratives.

Vous embauchez votre premier salarié : quelles assurances devez-vous vérifier ? 

L'embauche d'un salarié engage de nouvelles responsabilités pour votre entreprise et augmente certains risques. Il est donc important de vérifier que votre couverture est adaptée. 

Voici les trois principales assurances à vérifier ou souscrire : 

Pourquoi l'arrivée d'un salarié change-t-elle votre niveau de risque ?

Passer du statut de travailleur indépendant à celui d'employeur augmente inévitablement les risques. Votre entreprise n'est plus uniquement responsable de son activité mais elle doit également assurer la sécurité et la protection de ses salariés. Les risques humains, juridiques et financiers auxquels vous êtes exposé évoluent donc naturellement : 

• Les risques d'erreurs et de dommages à des tiers ou d'accidents de travail augmentent. 
• En tant qu'employeur, vous êtes soumis à de nouvelles obligations légales en matière de sécurité au travail et et de respect du droit social.
• En cas de litige ou d'accident non couvert, les conséquences financières pour l'entreprise peuvent être importantes.

Faut-il prévenir son assureur lors d'une première embauche ? 

Lorsque votre entreprise grandit et que vous embauchez votre premier salarié, il est indispensable de le déclarer à votre assureur et de faire le point avec lui sur vos garanties. En effet, la présence d'un salarié modifie le niveau de risque pris en compte dans votre contrat et peut entraîner de obligations légales supplémentaires, et notamment, la garantie Responsabilité de l'employeur en cas d'accident du travail ou maladie professionnelle. Certaines garanties doivent être étendues ou ajustées et ne pas déclarer votre salarié peut conduire à un refus de prise en charge en cas de sinistres impliquant ce salarié. 

Quelles sont les obligations d'assurance de l'employeur ? 

En tant que nouvel employeur, l'une de vos obligations légales est de souscrire une assurance Responsabilité civile Employeur (souvent appelée responsabilité Civile Exploitation et Employeur ou responsabilité civile Générale). Cette garantie couvre votre responsabilité en cas d'accident du travail ou de maladie professionnelle subie par votre salarié. Elle est généralement proposée en option dans un contrat de RC Pro. Des assureurs comme Hiscox, peuvent vous proposer cette garantie dès la formule de base d'une assurance RC Pro ou en option. Vérifiez donc bien quelle est votre situation et que vous êtes couverts.

Attention, même l'embauche d'un stagiaire non rémunéré engage votre responsabilité employeur et vous expose au même risque si vous n'avez pas souscrit l'assurance de responsabilité civile employeur.

L'embauche d'un salarié requiert également de mettre en place une couverture santé et une protection sociale conformes à la loi.

La mutuelle d'entreprise est-elle obligatoire dès le premier salarié ? 

L'adhésion à une mutuelle collective, ou complémentaire santé, est obligatoire dès le recrutement de votre premier salarié. L'employeur doit financer au minimum 50% de la cotisation, le reste étant à la charge du salarié.

Quelle est la part de cotisation de l'entreprise dans la protection sociale des salariés ? 

L'entreprise prend en charge une part significative des charges sociales versées à l'Urssaf. La participation employeur correspond à environ 40 à 45% du salaire brut. Ces cotisations financent notamment la Sécurité sociale, l'assurance chômage et la retraite. Ces charges viennent s'ajouter aux cotisations salariales et aux couvertures complémentaires obligatoires comme la mutuelle.

La prévoyance est-elle obligatoire lorsque vous recrutez un salarié ? 

La prévoyance est obligatoire uniquement dans certains cas. Vous devez souscrire une assurance prévoyance si elle est requise par votre convention collective. Une prévoyance collective pour tous les salariés est notamment obligatoire pour les Bureaux d'études techniques, le secteur du Bâtiment et Travaux Publics, les transports routiers ou la restauration et l'hôtellerie. Cette couverture assure un soutien financier en cas d'incapacité temporaire de travail, d'invalidité permanente ou de décès.

Pour les cadres, la prévoyance décès est obligatoire, selon l'Accord national interprofessionnel de 1947. 

La souscription d’une assurance individuelle accident n’est pas obligatoire mais peut vous permettre de disposer d’un capital ou d’une indemnité journalière en cas d’accident, maladie, incapacité de travail ; elle offre aussi un capital à votre famille en cas de décès.

Votre assurance RC Pro couvre-t-elle les risques liés à un salarié ?

Votre contrat d'assurance Responsabilité Civile Professionnelle doit, le plus soulant, être mis à jour pour inclure votre salarié (ou votre augmentation de chiffre d'affaires) afin de couvrir les dommages matériels, immatériels ou corporels qu'il pourrait causer à des tiers dans l'exercice de ses fonctions au sein de l'entreprise. 

Quelle est la différence entre RC Pro et responsabilité de l'employeur ? 

La Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) couvre les dommages causés à des tiers (client, fournisseurs, partenaires) dans le cadre de l'activité professionnelle, qu'ils soient causés par l'employeur ou le salarié. Par exemple, un salarié d'une agence événementielle fait une erreur dans l'invitation à un événement et oublie la moitié des clients à inviter ; l'assurance RC Pro de l'entreprise couvre les conséquences du manque à gagner que le client pourrait subir suite à cette erreur par son salarié dans le cadre de ses fonctions. 

La Responsabilité Civile Employeur (RCE) protège vos salariés dans le cadre du droit du travail. Cette garantie protège l'entreprise contre les conséquences financières d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle subis par un salarié lorsque l'employeur est reconnu responsable : ce qu'on nomme la faute inexcusable de l'employeur. Par exemple, un salarié chute sur un chantier sans équipements de protection fournis. 

Quelles garanties complémentaires peuvent être utiles ?

Pour anticiper les litiges prud'homaux, les contestations de licenciement ou les conflits liés au contrat de travail, la garantie Protection Juridique peut vous être utile lorsque vous devenez employeur. La protection juridique peut contenir la garantie prudhommale. Cette garantie vous donne accès un accompagnement par des experts juridiques et à une couverture des frais liés à votre défense.

L'assurance homme-clé peut également être utile pour sécuriser l'entreprise en cas d'absence prolongée ou de décès d'une personne indispensable au fonctionnement de l'entreprise. Cette assurance sécurise la trésorerie de l'entreprise pour éviter la faillite en versant une indemnité forfaitaire.

Récap : les 5 assurances obligatoires lorsque vous devenez employeur

Voici les 5 assurances obligatoires pour un employeur : 

1. RC Employeur,
2. Mutuelle collective santé,
3. Participation au cotisations sociales,
4. Prévoyance collective, obligatoire pour les cadres et selon certaines conventions,
5. Protection Juridique, pas obligatoire mais fortement conseillée.

Quelles formalités administratives faut-il accomplir avant le recrutement de votre premier salarié ? 

Avant d'accueillir votre premier salarié, plusieurs démarches administratives doivent être réalisées. Vous devez notamment effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE), adhérer à un service de prévention et de santé au travail, mettre en place un Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) et vous assurer de respecter les obligations sociales applicables à votre entreprise.

Quelle est la procédure d'embauche d'un nouveau salarié ?

La procédure d'embauche comprend plusieurs étapes : définir le poste, rédiger et signer le contrat de travail (CDI, CDD...), effectuer la DPAE, inscrire le salarié au registre unique du personnel et accomplir les formalités liées à la santé et à la sécurité au travail.

Comment effectuer la DPAE ?

La Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) doit être réalisée auprès de l'Urssaf au plus tôt dans les huit jours précédant l'embauche et impérativement avant la prise de fonction du salarié. Cette formalité unique permet notamment l'immatriculation du salarié à l'Assurance Maladie, l'affiliation à l'assurance chômage et la demande de visite médicale d'embauche.

Le DUERP est-il obligatoire ? 

Dès l'embauche de votre premier salarié, vous avez l'obligation d'établir un Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels (DUERP). Ce document identifie les risques auxquels les salariés peuvent être exposés et les mesures de prévention mises en place par l'entreprise.

Quelles démarches effectuer auprès de la médecine du travail ? 

Tout employeur doit adhérer à un Service de Prévention et de Santé au Travail (SPST). Cette adhésion permet notamment l'organisation de la visite d'information et de prévention du salarié après son embauche. La demande d'adhésion peut être réalisée dans le cadre de la DPAE.

FAQ - Assurance employeur pour un premier salarié

• Quelles assurances faut-il avoir avant d'embaucher son premier salarié ? 
  Avant de recruter votre premier salarié, vérifiez que votre assurance RC Pro couvre bien votre nouvelle situation d'employeur. Vous devez également disposer d'une garantie Responsabilité de l'Employeur (souvent appelée responsabilité Civile Exploitation et Employeur ou responsabilité civile Générale) et mettre en place les couvertures sociales obligatoires pour vos salariés.
• La mutuelle d'entreprise est-elle obligatoire dès le premier salarié ? 
  Oui. Dès l'embauche de votre premier salarié, vous devez proposer une mutuelle collective et financer au minimum 50 % de la cotisation. Le solde est à la charge du salarié.
• Dois-je modifier mon assurance professionnelle lorsque j'embauche un salarié ? 
  Oui. L'arrivée d'un salarié modifie le niveau de risque de votre entreprise. Il est donc indispensable d'en informer votre assureur afin d'adapter vos garanties et de vous assurer que votre salarié est bien couvert dans le cadre de son activité.
• La prévoyance est-elle obligatoire pour les salariés de mon entreprise ? 
  La prévoyance n'est pas systématiquement obligatoire. Elle peut être imposée par votre convention collective et reste obligatoire pour les salariés cadres au titre de la garantie décès.
• Que se passe-t-il si un salarié provoque un dommage chez un client ?
  Si votre contrat est adapté à votre situation, votre assurance Responsabilité Civile Professionnelle peut prendre en charge les conséquences financières des dommages matériels, corporels ou immatériels causés à un client par votre salarié dans l'exercice de ses fonctions.
• Mon assurance couvre-t-elle un accident du travail ?
  La garantie Responsabilité de l'Employeur couvre les conséquences financières d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle lorsque la responsabilité de l'employeur est engagée. Il est important de vérifier que cette garantie figure bien dans votre contrat.