Télétravail : nos conseils pour garantir la cohésion d'équipe

Avec la crise sanitaire du Covid-19, nous avons dû apprendre brusquement à travailler à distance, en télétravail. Alors qu'aujourd'hui ce nouveau mode de travail est entré dans les habitudes des salariés, avec une recherche constante de performance, une question essentielle se pose pour les dirigeants et managers : comment continuer à donner du sens aux salariés et comment préserver la cohésion d'équipe et la motivation en télétravail ?

Notre partenaire Expanders, 1er Consultech à digitaliser le conseil pour les entreprises répond à cette problématique grâce à son réseau d'experts.

Le télétravail, une nouvelle réalité durable

Gain de temps de trajet domicile-travail, flexibilité accrue, aspects écologiques et environnementaux, parfois gain de surfaces de bureaux, pour beaucoup d’entreprises, quelle que soit leur taille, l'adoption d'un mode de travail hybride, alternant présence au bureau et télétravail est devenu la norme.

Mais ce nouveau mode de fonctionnement n'a pas que des avantages, pour les managers notamment, le télétravail peut représenter une complexité supplémentaire dans leur quotidien. En plus de leur charge habituelle de travail, ils doivent intégrer la coordination et la motivation des équipes, dans un contexte hybride présentiel-distanciel. Avec des frontières entre vie privée et vie professionnelle, parfois floues. La recherche d'alliance entre bien être et performance est continue. 

La généralisation et la pérennisation du télétravail offrent cependant de réelles opportunités dès lors que ce fonctionnement hybride est bien géré :

• Plus grande autonomie des collaborateurs,

• Meilleur équilibre vie privée/vie professionnelle,

• Moins de micro-management,

• La possibilité de former des équipes dont les membres se situent dans différents lieux géographiques, permettant d’aller chercher les talents partout où ils se trouvent.

Et l’expérience le prouve, bien gérer le travail à distance, ça s’apprend ! Tant pour les managers, les collaborateurs, que pour l’équipe de façon collective.

Revenir aux fondamentaux de la "Psychological Safety" : cohésion et performance

Bien au-delà du fait de bien se connaître et de passer du temps ensemble, nous pouvons nous inspirer de John Katzenbach pour définir la cohésion d’équipe comme “l’ensemble d’entités qui fonctionnent ensemble, de façon optimale, mais aussi des personnes qui ont des compétences complémentaires et tendent vers un but commun. Cet ensemble de personnes se sentent mutuellement responsables et doivent pouvoir s’épanouir professionnellement.”

Quant au concept "Psychological Safety" (ou Sérénité Psychologique), Amy Edmondson, professeure à Harvard, écrit à ce sujet : "la Sérénité Psychologique est une croyance, profondément ancrée dans l’ADN du groupe, il est même attendu que chacun exprime librement ses doutes, ses questions, ses idées, ses erreurs", ceci sans crainte d’être jugé ou blâmé.

Il est donc clair que la cohésion d’équipe ne se crée pas ou ne se maintient pas par un groupe WhatsApp, un dossier de fichiers partagés, ou des réunions virtuelles. Tous les outils et plateformes à notre disposition sont naturellement utiles, mais l’essence de la cohésion se situe au niveau humain et non sur le plan technologique.

Comment garder le lien et assurer une bonne cohésion avec son équipe ?

Le maintien du lien et de la cohésion au sein d'une équipe en télétravail est essentiel pour garantir la collaboration efficace et le bien-être des membres de l'équipe.

Voici quelques pistes pour y parvenir :

• Communiquez régulièrement :

  • Organisez des réunions virtuelles régulières pour discuter des projets, des objectifs et des préoccupations. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe a l'occasion de s'exprimer.
  • Utilisez des outils de communication instantanée tels que Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp pour des échanges informels et rapides.

• Développez une culture de la communication :

  • Encouragez la transparence et l'ouverture dans la communication. Les membres de l'équipe doivent se sentir à l'aise pour poser des questions, partager leurs idées et exprimer leurs préoccupations.
  • Établissez des règles de communication claires, notamment en ce qui concerne les délais de réponse aux messages et les canaux de communication appropriés pour différents types de messages.

• Utilisez des outils de collaboration en ligne :

  • Adoptez des outils de collaboration en ligne comme Trello, Asana, Google Workspace ou Microsoft 365 pour la gestion de projets, le partage de documents et la planification.
  • Ces outils facilitent le suivi des tâches, la collaboration en temps réel et le partage d'informations.

• Célébrez les réussites et les étapes importantes :

  • Reconnaître les réalisations de l'équipe est essentiel pour maintenir la motivation. Célébrez les succès, que ce soit par le biais de messages de félicitations, de réunions de reconnaissance ou d'autres formes d'appréciation.
  • Organisez des événements virtuels de célébration pour marquer les étapes importantes ou les anniversaires d'entreprise.

• Formation et développement professionnel :

  • Offrez des opportunités de formation et de développement professionnel à votre équipe en télétravail. Cela peut aider les membres de l'équipe à se sentir engagés et valorisés.
  • Favorisez le mentorat et l'échange de connaissances au sein de l'équipe.

• Leadership exemplaire :

  • Les leaders de l'équipe doivent montrer l'exemple en participant activement aux activités de communication et de cohésion. Ils doivent également encourager la collaboration et la participation de tous les membres de l'équipe.

• Évaluation et ajustement :

  • Effectuez régulièrement des évaluations de la cohésion de l'équipe et de l'efficacité des méthodes de travail à distance. Utilisez ces retours pour apporter des ajustements et des améliorations continus.

• Respect de la vie personnelle :

  • Respectez les horaires de travail convenus et encouragez un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Le respect des limites personnelles contribue au bien-être des membres de l'équipe.

En adoptant ces pratiques, vous pouvez favoriser la cohésion d'équipe en télétravail tout en créant un environnement de travail virtuel où les membres se sentent connectés, engagés et soutenus.

Quelles activités peuvent être utiles pour renforcer la cohésion au sein de mon équipe ?

Il existe de nombreuses activités et pratiques que vous pouvez mettre en place pour une bonne cohésion d'équipe en télétravail. Ces activités visent à renforcer les relations entre les membres de l'équipe, à favoriser la communication, et à renforcer le sentiment d'appartenance.

Voici quelques idées d'activités que vous pourriez mettre en place pour vos équipes :

• Déjeuners virtuels :

  • Organisez des déjeuners en ligne où les membres de l'équipe peuvent se réunir de manière informelle pour discuter de sujets non-professionnels. Cela permet de renforcer les liens personnels.

• Activités de team building virtuelles :

  • Organisez des activités de team building en ligne, telles que des jeux, des quiz, des escape games virtuels, ou des ateliers créatifs. Ces activités favorisent la collaboration et le travail d'équipe.

• Partage de loisirs :

  • Encouragez les membres de l'équipe à partager leurs intérêts et leurs loisirs en ligne. Par exemple, vous pouvez organiser un club de lecture, un club de cuisine, ou un club de fitness virtuel où les membres se réunissent pour discuter de leurs passe-temps.

• Célébrations virtuelles :

  • Organisez des célébrations virtuelles pour marquer les anniversaires ou les événements spéciaux.

• Projets collaboratifs :

  • Encouragez la collaboration sur des projets transversaux au sein de l'entreprise. Les membres de l'équipe peuvent travailler ensemble sur des initiatives qui ne sont pas directement liées à leur travail quotidien.

• Journée à thème :

  • Organisez une journée à thème virtuelle où les membres de l'équipe peuvent se vêtir selon un thème donné ou décorer leur espace de travail en conséquence. Cela ajoute une touche de convivialité et d'amusement.

• Programme de mentorat virtuel :

  • Mettez en place un programme de mentorat virtuel au sein de l'équipe pour favoriser l'échange de connaissances et le développement professionnel.

• Chasse au trésor :

  • Envisagez d'organiser une chasse au trésor virtuelle, pour stimuler la dynamique collective de votre équipe et ajouter une touche de créativité. Utilisez des outils collaboratifs ergonomiques comme Google Drive pour créer une feuille de route passionnante. Cette expérience ludique peut renforcer les liens sociaux en dehors du travail.

Il est important de personnaliser ces activités en fonction des intérêts et des besoins de votre équipe. L'objectif étant de créer un environnement de travail virtuel où les membres se sentent connectés, engagés et soutenus, malgré la distance géographique.

N'oubliez pas les petits moments qui comptent. Les conversations informelles à la machine à café sont essentielles pour maintenir le lien social. Même en télétravail, organisez des visioconférences d'équipe hebdomadaires où vos télétravailleurs peuvent se retrouver pour discuter de leurs projets de la semaine et partager leurs meilleures recettes pour travailler de manière efficace.

Une vision partagée pour maintenir le lien

Au-delà des tâches à accomplir ou des objectifs à atteindre, comment l’équipe définit-elle sa mission ? Cette vision partagée, c’est ce qui définit l’identité de l’équipe et la fierté d’appartenance à un groupe. Si cette vision est parfois implicite lorsque l’on interagit au quotidien, il est essentiel de la formaliser lorsque l’on travaille à distance.

Posez-vous la question : "quand je suis chez moi, derrière mon ordinateur, d’où est-ce que je tire mon énergie et ma motivation ?". Demandez-vous davantage "pourquoi je fais les choses ?" plutôt que "comment, avec qui et pour quand ?"

Quels sont les 4 piliers qui donnent un cadre à la cohésion d'équipe ?

Une communication adaptée en télétravail

La communication en mode virtuel doit être repensée afin de compenser la perte d’information résultant de la distance physique, sans pour autant que les équipes dépensent une énergie et un temps excessifs en calls, réunions virtuelles et autres emails.

Pour une communication efficace et adaptée au télétravail, gardez à l’esprit ces 4 principes clefs :

TRANSPARENCE

Dans un environnement où l’incertitude est partout, appliquez-vous à être totalement transparent et ouvert sur les enjeux, perspectives, les activités des uns et des autres, les contraintes… Pour le manager, il est parfaitement OK de répondre aux interrogations légitimes : "pour l’instant, je ne sais pas", plutôt que d'apporter des réponses vagues qui diminueront le niveau de confiance de l’équipe.

Le principe fondamental, comme toujours en communication professionnelle, est de traiter vos interlocuteurs en adultes ! Inutile d’essayer de cacher ou de minorer certaines informations, votre équipe le sentira, au détriment de la confiance et de la "psychological safety" indispensables à la cohésion.

INTENTION

Avant chaque échange formel (réunion équipe ou projet, 1 to 1), prenez le temps de réfléchir à votre objectif, aux attentes de votre audience, au contexte. Écrivez les points clé de l’agenda, le temps que vous voulez passer sur chaque sujet… Ce qui ne doit pas vous empêcher de faire preuve de flexibilité. L’objectif est d’avoir un cadre clair pour communiquer, afin de ne pas vous laisser déborder. Cela vous permettra d’ajuster le timing ou le propos, de façon consciente et délibérée.

2 questions peuvent guider votre réflexion préparatoire :

• Quel message ou information voulez-vous que la personne ou le groupe retienne de l’échange ?

• Comment souhaitez-vous que la personne ou le groupe se sente à l’issue de cet échange ?

EMPATHIE

Plus encore que lors de communication en face-à-face, connectez-vous émotionnellement à vos interlocuteurs. Essayez de vous mettre à leur place, de ressentir leurs propres émotions.

Une bonne pratique à généraliser dans les interactions à distance est le temps d’inclusion en début de réunion : donnez à chaque participant l’opportunité de partager son niveau d’énergie, ses émotions avant de rentrer dans les points à l’agenda. Ce qui peut sembler une "perte" de temps est en réalité un investissement très rentable.

ENGAGEMENT

Pour surmonter la difficulté de la distance, il est indispensable à la fois de "surcommuniquer" et de varier les styles. Assurez-vous de varier le rythme, l’intonation : une option peut être de proposer une facilitation tournante des réunions, ce qui permettra à chacun de participer activement et d’imprimer sa marque.

Utilisez des visuels, voire des musiques pour renforcer les messages. N’hésitez pas à répéter les messages clé et les décisions sous différentes formes, avec par exemple des slogans ou des messages qui resteront ancrés dans les mémoires et auxquels chacun pourra se connecter mentalement et émotionnellement.

Work in Progress : humilité et bienveillance

Quoique vous mettiez en place dans vos modes d’interaction, il est essentiel que l’ensemble des acteurs, collaborateurs et managers, aient conscience et reconnaissent que dans ce nouvel environnement et cette nouvelle façon de travailler, personne n’a LA solution ni la baguette magique pour permettre un fonctionnement idéal de l’équipe. Le manager gagnera à montrer l’exemple en faisant preuve d’humilité et de vulnérabilité, en exposant ses propres challenges et contraintes, ou en admettant qu’il n’a pas toutes les réponses. Pour chacun, s’autoriser à donner du feedback permettra d’ajuster le mode de fonctionnement pas à pas, dans un intérêt commun.

Finalement, le fait même que chacun apporte sa pierre pour construire ce nouvel équilibre, contribuera à renforcer la cohésion de l’équipe, de manière vertueuse. Elle prend par ailleurs une place importante dans la culture de l'entreprise et attire les futurs clients.

L'impact de la pandémie

Une récente étude a révélé que de nombreux télétravailleurs ont ressenti un sentiment d'isolement. Ils ont éprouvé le besoin de maintenir des liens sociaux solides malgré la distance physique. C'est pourquoi il est essentiel d'utiliser des outils tels que Skype Entreprise pour organiser des visioconférences d'équipe régulières, permettant ainsi de renforcer la cohésion et de maintenir un lien social fort.

Garantir la cohésion d'équipe en télétravail est un défi qui peut être relevé avec succès grâce à une communication efficace, des pratiques de collaboration solides et un leadership exemplaire. À l'instar de l'adage de Benjamin Franklin, "L'union fait la force", maintenir une équipe soudée, même à distance, est essentiel pour le bien-être des employés et la réussite de l'entreprise. En prenant en compte ces conseils et en restant attentifs aux besoins de votre équipe, vous pouvez contribuer à prévenir les risques psychosociaux et à favoriser un environnement de travail équilibré et harmonieux, où chacun peut s'épanouir.

Nous espérons que cet article aura répondu à vos questions et donné les clés pour appréhender plus sereinement vos relations au travail, en gérant mieux la charge mentale. Pour en savoir plus sur les services proposés par notre partenaire rendez-vous sur le site Expanders.