Avec la crise sanitaire, nous avons dû apprendre brusquement à travailler à distance. Alors que l'expérience se prolonge, elle va impacter durablement notre façon de travailler demain. Une question essentielle se pose : comment continuer à donner du sens aux salariés et comment préserver la cohésion d'équipe et la motivation en télétravail ? Notre partenaire Expanders, 1er Consultech à digitaliser le conseil pour les entreprises répond à cette problématique grâce à son réseau d'experts.

Le Travail à distance, une nouvelle réalité durable

Alors que le « retour à la normale » est dans tous les esprits, cette expérience du travail à distance laissera son empreinte pour de multiples bonnes raisons : gain de temps de trajet domicile-travail, flexibilité accrue, aspects écologiques et environnementaux, parfois gain de surfaces de bureaux … Pour beaucoup d’entreprises, quelle que soit leur taille, nous nous orientons vers une structuration hybride des modes de travail, alternant présence au bureau et travail à distance.

Sur le plan business, le télétravail peut représenter pour les managers une complexité supplémentaire : en plus de leur charge habituelle de travail, ils doivent intégrer la coordination des personnes elles-mêmes, dans un contexte hybride présentiel-distanciel. Les frontières entre vie privée et vie professionnelle sont d’autant plus floues.

La généralisation et la pérennisation du télétravail offrent cependant de réelles opportunités dès lors que ce fonctionnement hybride est bien géré :

• Plus grande autonomie des collaborateurs,

• Meilleur équilibre vie privée/ vie professionnelle,

• Moins de micro-management,

• La possibilité de former des équipes dont les membres se situent dans différents lieux géographiques, permettant d’aller chercher les talents partout où ils se trouvent.

Et l’expérience le prouve, bien gérer le travail à distance, ça s’apprend ! Tant pour les managers, les collaborateurs, que pour l’équipe de façon collective. Nombre d’entreprises qui ont adopté ces modalités depuis longtemps ou managers d’équipes virtuelles, dans des start-ups, PME ou grandes entreprises internationales peuvent en témoigner.

Revenir aux fondamentaux : « Psychological Safety », Cohésion et Performance

Bien au-delà du fait de bien se connaitre et de passer du temps ensemble, nous pouvons nous inspirer de John Katzenbach pour définir la Cohésion d’Equipe comme “l’ensemble d’entités qui fonctionnent ensemble, de façon optimale, mais aussi des personnes qui ont des compétences complémentaires et tendent vers un but commun. Cet ensemble de personnes se sentent mutuellement responsables et doivent pouvoir s’épanouir professionnellement.”

Quant au concept « Psychological Safety » (ou Sérénité Psychologique), Amy Edmondson, professeure à Harvard, écrit à ce sujet : « La Sérénité Psychologique est une croyance, profondément ancrée dans l’ADN du groupe, il est même attendu que chacun exprime librement ses doutes, ses questions, ses idées, ses erreurs », ceci sans crainte d’être jugé ou blâmé.

Il est donc clair que la Cohésion d’Equipe ne se crée pas ou ne se maintient pas par un groupe WhatsApp, un dossier de fichiers partagés, ou des réunions virtuelles. Tous les outils et plateformes à notre disposition sont naturellement utiles, mais l’essence de la cohésion se situe au niveau humain et non au plan technologique.

Comment favoriser la Cohésion d’équipe en télétravail ?

Quelques pratiques prouvent leur efficacité pour contribuer à maintenir la cohésion d’équipe lorsque les membres travaillent ensemble virtuellement ou en mode hybride. Ce qui est important pour forger cette Cohésion en présentiel, doit être mené de façon plus consciente et plus systématique lorsque l’on travaille à distance.

Une vision partagée

Au-delà des tâches à accomplir ou des objectifs court terme à atteindre, comment l’équipe définit-elle sa mission ? Cette vision partagée, c’est ce qui définit l’identité de l’équipe et la fierté d’appartenance. Si cette vision est parfois implicite lorsque l’on interagit au quotidien, il est essentiel de la formaliser lorsque l’on travaille à distance.

Posez-vous la question : “ Quand je suis chez moi, derrière mon ordinateur, d’où est-ce que je tire mon énergie et ma motivation ?” Demandez-vous davantage “Pourquoi je fais les choses ?” que "Comment, avec qui et pour quand ?"

Design the Team Alliance (DTA): définissez vos modes d’interaction au sein de l’équipe

Dans les équipes « traditionnelles », le sentiment de connexion se fait naturellement dans les interstices de la vie de bureau : machine à café, tchat dans le couloir, ascenseur, lunch etc... Ces moments de rencontre informels disparaissent à distance. Il devient donc nécessaire de formaliser les modes d’interaction et de collaboration.

À titre d’exemple, le DTA peut couvrir des sujets tels que :

• modalités de communication (moyens privilégiés selon les sujets ou le type d’interaction) 
• frontières privées/pro- rituels à mettre en place
• comment se donne-t-on du feedback 
• comment célèbre-t-on les succès 
• comment discuter la charge de travail- « NETiquette » : règles d’intervention/ de présentation pendant les réunions virtuelles 
• etc…

Il sera opportun de revisiter et redéfinir une nouvelle Team Alliance Design, lorsque le rythme de travail présentiel/distantiel évoluera de façon significative, en particulier pour clarifier les besoins du business et de l’équipe.

Une communication adaptée en télétravail

La communication en mode virtuel doit être repensée afin de balancer deux nécessités a priori contradictoires : compenser la perte d’information résultant de la distance physique, sans pour autant dépenser une énergie et un temps excessifs en calls, réunions virtuelles, tchats et autres emails.

Gardez à l’esprit quelques principes, listés ci-dessous :

TRANSPARENCE

Dans un environnement où l’incertitude est partout, appliquez-vous à être totalement transparent et ouvert sur les enjeux, perspectives, les activités des uns et des autres, les contraintes… Pour le manager, il est parfaitement OK de répondre aux interrogations légitimes : « pour l’instant, je ne sais pas », plutôt que de tenter de noyer le poisson par des réponses vagues qui diminueront le niveau de confiance de l’équipe.

Le principe fondamental, comme toujours en communication professionnelle, est de traiter vos interlocuteurs en Adultes ! Inutile d’essayer de cacher ou minorer certaines informations, votre équipe le sentira, au détriment de la confiance et de la « psychological safety » indispensables à la cohésion.

INTENTION

Avant chaque échange formel (réunion équipe ou projet, 1 to 1), prenez le temps de réfléchir à votre objectif, aux attentes de votre audience, au contexte. Écrivez les points clés de l’agenda, le temps que vous voulez passer sur chaque sujet… ce qui ne doit pas vous empêcher de faire preuve de flexibilité. L’objectif est d’avoir un cadre clair pour communiquer, afin de ne pas vous laisser embarquer et déborder. Cela vous permettra d’ajuster autant que de besoin le timing ou le propos, de façon consciente et délibérée.

2 questions peuvent guider votre réflexion préparatoire :

• Quel message ou information voulez que la personne ou le groupe retienne de l’échange ?

• Comment souhaitez-vous que la personne ou le groupe se sente à l’issue de cet échange ?

EMPATHIE

Plus encore que lors de communication face à face, connectez-vous émotionnellement à vos interlocuteurs. Essayez de vous mettre à leur place, de ressentir leurs propres émotions.

Une bonne pratique à généraliser dans les interactions à distance est le temps d’inclusion en début de réunion : donnez à chaque participant l’opportunité de partager son niveau d’énergie, ses émotions avant de rentrer dans les points à l’agenda. Ce qui peut sembler une « perte » de temps est en réalité un investissement très rentable.

ENGAGEMENT

Pour surmonter la difficulté de la distance, il est indispensable à la fois de « surcommuniquer » et de varier les styles. Assurez-vous de varier le rythme, l’intonation : une option peut être de proposer une facilitation tournante des réunions, ce qui permettra à chacun de participer activement et d’imprimer sa marque.

Utilisez des visuels, voire des musiques pour renforcer les messages. N’hésitez pas à répéter les messages clés et les décisions sous différentes formes ; utilisez si besoin des slogans ou mantras qui restent ancrés dans les mémoires et auxquels chacun se connecte mentalement et émotionnellement.

Work in Progress : humilité et bienveillance

Quoique vous mettiez en place dans vos modes d’interaction, il est essentiel que l’ensemble des acteurs, collaborateurs et managers, aient conscience et reconnaissent que dans ce nouvel environnement, personne n’a LA Solution ni la baguette magique pour permettre un fonctionnement idéal de l’équipe. Le manager gagnera à montrer l’exemple en faisant preuve d’humilité et de vulnérabilité, en exposant ses propres challenges et contraintes personnels, ou en admettant qu’il n’a pas toutes les réponses. Pour chacun, s’autoriser à donner du feedback permettra d’ajuster le mode de fonctionnement pas à pas, dans l’intérêt commun.

Finalement, le fait même que chacun apporte sa pierre pour construire ce nouvel équilibre, contribuera à renforcer la cohésion de l’équipe, de manière vertueuse.

Nous espérons que cet article aura répondu à vos questions et donné les clés pour appréhender plus sereinement vos relations au travail. Pour en savoir plus sur les services proposés par notre partenaire rendez-vous sur le site Expanders.