La gestion de projet au cœur du métier de conseil

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29th septembre 2022
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La rédaction
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Depuis 2014, les équipes Hiscox alimentent ce blog en vue de fournir aux entrepreneurs en herbe comme les confirmés. Pour nous être assureur c’est avant tout vous conseiller à chaque étape de la vie de votre entreprise. Pour vous accompagner et vous aider à faire les bons choix pour éviter de mettre en danger votre entreprise. Actualité, inspiration, conseils, fiches pratiques… Nos contenus variés ont pour objectif d’adresser vos questionnements du quotidien. Parce que chez Hiscox on pense à tout et surtout à vous.

Expériences passées, compétences, vision, bon sens... Les professionnels du métier de conseil sont de précieux atouts pour aider leurs clients à mener à bien leurs projets et activités. Ils occupent généralement le rôle de chef de projet et sont garants de son bon déroulement et ce, de A à Z. Revenons ensemble sur les réflexes à adopter pour une bonne gestion de projets pour les professionnels du conseil. Qu'est-ce que la gestion de projet ? Quelles méthodes choisir pour vos équipes ? Quels outils sont les plus adaptés ? On vous répond.  

La gestion ou le management de projet, c’est quoi ?  

Difficile de donner une bonne définition d'un bon chef de projet, mais nous pouvons commencer par dire qu'il s'agit avant tout d'un chef d’orchestre. Il pilote les équipes, gère la relation client, conseille les équipes sur la meilleure marche à suivre sur chaque activité et bien d'autres. 

En tant que chef de projet, attention à ne pas vous éparpiller. Lorsqu’on est en charge de la gestion de projet, la tentation est forte de vouloir avoir un œil sur tout, tout le temps. Mais personne n'est omniscient. Cette stratégie risque de vous épuiser rapidement et de ne pas fournir les résultats attendus, pour votre client comme pour votre entreprise. 

Ayez une répartition claire des responsabilités et des attentes de chacun, vos clients compris. Ainsi, toutes les parties prenantes connaissent leur rôle, mais aussi les limites de leur périmètre d’action. Un excellent moyen d’éviter les trous dans la raquette ! En effet, s'il y a bien une situation que vous voulez éviter, c’est de vous rendre compte qu’en fait, personne n’est en charge d’une tâche pourtant cruciale pour le succès de votre projet.  

Clarifiez les besoins de votre client, vos ressources internes (membres de l'équipe, prestataires, etc.), les activités nécessaires au bon déroulement de chaque phase, quels sont les livrables à partager aux clients et gardez en tête le bon avancement du projet. 

Comment faire pour bien gérer son projet ? Cadrer les enjeux et mettre en place des processus 

Vous êtes mobilisé par un client pour un nouveau projet ou vous entrez dans une nouvelle phase d'un autre ? Super, vous venez de remporter une nouvelle affaire et vous avez hâte de commencer votre nouvelle mission ! Attention cependant à ne pas aller trop vite en besogne. Notre meilleur conseil en matière de gestion de projet sera de poser des fondations stables. Cadrez votre projet, vous permettra d’éviter certaines erreurs qui pourraient engendrer des litiges avec vos clients. Les erreurs les plus communes sont souvent les plus simples. Pour vous aider, en voici une liste non-exhaustive :  

  • Des objectifs de projet mal définis  

  • Une définition incomplète de la mission du consultant  

  • Des modifications importantes des objectifs en cours de projet  

  • Une gestion de la relation client peu adaptée aux besoins des clients  

  • Un manque de soutien des managers et des autres parties prenantes au projet  

  • Une répartition insuffisante des rôles entre les membres de l'équipe 

  • Une gestion des sous-projets peu ou mal coordonnée  

  • Une sur-promesse : les commerciaux survendent les livrables 

  • Un mauvais respect des délais demandés par le client 

  • Un manque de ressources internes non détecté  

Pour remédier à ses erreurs, prenez le temps de mettre en place des processus, des moyens de communication, des outils de gestion ainsi que de bien répartir les rôles et les ressources... Etablissez un cahier des charges à votre projet avant de mettre la main à la pâte ! Ne restez pas dans les grandes lignes des phases principales, mais atteignez le niveau de détail dont vous avez besoin pour réunir tous les facteurs clés de réussite. Et si votre client est difficile, voici 8 conseils pour rester calme et professionnel

Quelles sont les méthodes de gestion de projet que je peux utiliser ? 

L'utilisation des jalons 

Commençons par le commencement, qu'est-ce qu'un jalon ? Le jalon est un point d'arrêt dans le suivi du projet. C'est l'occasion pour toute l'équipe de faire un bilan intermédiaire, de valider une étape, des documents ou d'autres livrables, puis de reprendre le déroulé de votre travail. Une fois un jalon passé, l'équipe ne reviendra pas dessus, elle passe directement aux étapes d'après.  

L'objectif de cette méthode est de s'assurer du bon déroulement de la phase d'après, de vérifier l'état des livrables attendues, de les valider ou bien de revoir les méthodes et processus mis en place pendant la période. Vous pourrez ainsi aborder les étapes les unes après les autres en toute sérénité.  

Sachez que vous décidez vous-même du nombre de jalon que vous mettez en place dans votre projet. Il s'agit d'une gestion des risques et une revue des étapes au fil de l'avancement, vous restez maître de tout et arrangez votre projet comme bon vous semble.  

Le modèle en cascade  

Le modèle en cascade est un modèle de gestion de projet linéaire qui sépare les processus de développement en phases de projet successives. Dans ce modèle, chaque étape est effectuée une seule fois. Les sorties de chaque phase précédentes sont intégrées comme entrées de la phase suivante. Il est principalement utilisé dans les projets informatiques comme le développement de logiciels.  

Pour une bonne mise en place de ce modèle, il est important de bien suivre ces 5 étapes :  

  1. L'analyse : l'équipe fait une étude de faisabilité et définit les besoins. 

  1. La conception : le chef de projet et son équipe élaborent le concept pour répondre aux attentes du client 

  1. L'implémentation : les développeurs du projet élaborent l'architecture logicielle  

  1. Les Tests : on intègre le projet dans l'environnement souhaité 

  1. L'Exploitation : le projet est prêt à être utilisé, il est donc livré au client.  

Le modèle en cascade mise sur le test à chaque étape. Il inclut le client du début à la fin du projet et permet de facilement ajuster les erreurs et process puisque les étapes s'imbriquent les unes dans les autres. 

La méthode AGILE, en quoi consiste-t-elle ?  

Consultants en conseil, pensez à la méthode de gestion dite, AGILE lorsque vous vous lancez dans une nouvelle aventure. À l’inverse de la gestion de projets classique qui a un seul objectif final, la méthode agile, elle, comprend une succession d’objectifs et de phases. 

Cette flexibilité vous permettra de séquencer votre projet en différentes phases et d’éviter de vous éparpiller. Concentrez-vous sur la première étape. Une fois bientôt terminée, vous pouvez attaquer la seconde étape et ainsi de suite. Vous pourrez recalibrer vos objectifs et apporter des modifications suite à votre expérience lors des premières étapes, ou encore de l’évolution du besoin de votre client. 

Cette méthode est extrêmement pratique pour avoir une vision éclairée de votre projet. Elle vous permet de voir les points bloquants et de faire régulièrement le point sur les différentes phases et étapes de votre projet. Il s'agit de moment à partager en équipe pour débloquer chaque chef de projet dans ses tâches avec une solution adéquate, de mettre la main sur les éléments bloqués et de miser sur les bons facteurs de réussite.  

La méthode du chemin critique, késako ?  

La méthode du chemin critique est l'ensemble des tâches qui doivent être accomplies pour que votre projet soit terminé dans le respect des délais. Ces tâches sont considérées comme "critiques" (vous commencez à voir le rapprochement ?). Elles ne peuvent en aucun cas faire preuve de retard dans leur mise en place et suivi, sinon l'intégralité du projet est en faillite.  

Cette méthode permet de garder un œil acéré sur l'avancement du projet et de déterminer les modifications à avoir dans les différentes phases de ce dernier. Chaque étape est précieuse mais certaines le sont plus que d'autres. 

La méthode du chemin critique fonctionne avec le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technique) dont le but est de vous aider à trouver la meilleure organisation possible pour terminer le projet dans les meilleurs délais de la date de début à la livraison finale. 

Surtout réfléchissez bien et testez-les. Votre entreprise n'est pas obligée de rester sur 1 seul modèle, surtout s'il ne lui convient pas. Chaque modèle est fait pour un type de projet ou une équipe. Le modèle en cascade est principalement fait pour les projets informatiques et la méthode agile s'adapte à tous types de projets. De plus, chacune des méthodes citées ci-dessus peut être appliquée comme telle et en fonction des business cases, sans l'aide de logiciel de gestion particulier ou, n'auront pas de coûts supplémentaires pour votre entreprise. Cependant, nous vous conseillons fortement d'investir dans l'un d'entre eux. Il vous permettra de tirer un maximum de bénéfices dont de gagner en productivité, de gagner en temps, en bien-être, et vous permettra de réduire le stress en centralisant les informations.  

Les outils et logiciels indispensables pour une gestion de projets étape par étape 

Une organisation bien rodée sera votre meilleure alliée pour travailler efficacement et avoir une gestion de projet sans faille. Pour cela, voici des outils de gestion essentiels pour tous les consultants en conseil en charge de la gestion de projets et de la relation clients. Les nouvelles technologies, c'est magique :  

Monday, Asana et le diagramme de Gantt sont des logiciels de gestion indispensables qui vous permettront d’avoir une vision d’ensemble, même sur les projets les plus complexes. Vous pourrez ainsi suivre son avancement et anticiper les répercussions d’un éventuel retard et respecter les délais. Ce sont les outils du cycle de vie de votre projet ! 

Suite Google, Teams... Les 12 versions d’un même fichier dans vos mails, c’est terminé ! Grâce aux outils de stockage de fichiers en ligne, vous pouvez travailler en simultané sur un même fichier avec toutes les parties prenantes responsables d'une partie du projet. Et même retrouver tous les éléments nécessaires à son bon avancement au même endroit. Vous passerez moins de temps à courir après le bon document. Gain de temps assuré et meilleure gestion des risques de perte d'information ! 

Trello, JIRA, Planificateur... Ces outils sont d’une grande aide pour suivre l’avancement des phases et chantiers en cours. D’autant plus lorsque votre client vous demande comment un sujet avec des exigences spécifiques avance. En un clic, vous connaissez la personne en charge de cette tâche parmi les membres de votre équipe ainsi que son statut d’avancement. Mieux ! Vous pouvez généralement les connecter à vos outils de stockage de fichiers en ligne pour directement attacher les fichiers de travail à vos tâches. Non seulement vous gardez un oeil sur l'avancement général du projet mais en plus tous les éléments sont réussis au même endroit.  

On ne va pas se mentir, travailler sur un projet grâce à des outils informatiques, nous facilite la vie. Ils nous offrent une vue d'ensemble, nous facilitent la gestion des risques de pertes et, nous permettent surtout de mieux gérer notre stress pour éviter de nous perdre. Alor,s choisissez bien votre modèle et vos outils pour limiter les erreurs voire les échecs. 

Une assurance Responsabilité Civile Professionnelle adaptée aux métiers de conseil 

Les professionnels du métier de conseil sont de précieux atouts pour la réussite de toutes les phases d’un projet . Vous êtes au cœur des conversations et des décisions.  
Cette position peut parfois vous placer dans des situations inconfortables. Veillez à souscrire une assurance Responsabilité Civile Professionnelle adaptée au domaine du conseil pour être couvert en cas de : 

  • Défaut de conseil 

  • Perte et destruction de données 

  • Violation des droits de propriété intellectuelle 

  • Atteinte à la vie privée 

  • Retards accidentels dans la prestation 

  • Divulgation d’informations confidentielles 

  • Fautes professionnelles, erreurs ou omissions 

Entrepreneurs dans le conseil, votre métier vous amènera à découvrir et explorer de nombreux domaines pour aider vos clients à réaliser avec succès leurs projets. Au-delà de rester à la pointe de l’information dans votre expertise professionnelle, explorez les dernières best practices en matière de gestion de projets et de gestion de la relation clients. Parfois, la forme est aussi importante que le fond pour que vos missions soient réussies ! Trouvez les méthodes de gestion, les logiciels et les outils qui vous conviennent le mieux et tous les facteurs seront au rendez-vous pour garantir de bons résultats à vos clients.

mis à jour le 6/09/2022