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Comment augmenter votre productivité en télétravail ?

Publié le 23/06/2022 19:11 | Mis à jour le 23/11/2023 15:14
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La rédaction
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Depuis 2014, les équipes Hiscox alimentent ce blog en vue de fournir aux entrepreneurs en herbe comme les confirmés. Pour nous être assureur c’est avant tout vous conseiller à chaque étape de la vie de votre entreprise. Pour vous accompagner et vous aider à faire les bons choix pour éviter de mettre en danger votre entreprise. Actualité, inspiration, conseils, fiches pratiques… Nos contenus variés ont pour objectif d’adresser vos questionnements du quotidien. Parce que chez Hiscox on pense à tout et surtout à vous.

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Définition - Comment peut-on définir la productivité ?

Commençons, par le commencement. Qu'est-ce que la productivité ? Selon, vie-publique.fr, la productivité est le rapport entre une production et les ressources (travail et capital) mises en œuvre pour l’obtenir. Dans cette définition, les ressources ou facteurs de production prennent en compte plusieurs choses : le travail, les machines, les outils utilisés ou encore les matières premières. Pour mesurer la productivité, nous pouvons comparer une production donnée avec la quantité de travail nécessaire à cette production. On parle principalement de productivité apparente.

La productivité est donc le travail accompli comparé à la quantité de travail nécessaire au rendu de ce travail. Si ce ratio, ne vous convient pas, il est peut-être temps de revoir vos méthodes de travail afin d'observer un gain de productivité considérablement bénéfique à votre entreprise mais aussi à votre moral.

Et pas de panique pour les moins organisés et les plus craintifs, voici une liste de conseils pour vous aider dans votre quête de facteurs positifs de production.

Comment augmenter sa productivité au travail ?

Votre sens de l'organisation vous fait défaut ? Commencez par planifier vos journées professionnelles à l'avance. En dehors des temps de réunion obligatoire avec vos prestataires, vos fournisseurs ou vos clients, tenez un agenda quotidien ou bien hebdomadaire en fonction de vos préférences. Cela vous permettra de découper votre semaine/journée en moments forts et de jalonner les étapes afin de maximiser votre production.

Pour bien organiser vos journées et noter un véritable gain de productivité, il est important de bien découper vos tâches et de les prendre les unes à la suite des autres. Chercher à tout faire en même temps est une erreur à éviter, vous perdrez en concentration, en temps et en patience. Prenez le temps de travailler sur un sujet à la fois, selon vos préférences, vous pouvez très bien commencer votre journée par les tâches les plus longues ou bien les plus courtes et inversement.

Et surtout, prioriser vos tâches. Si vous avez une tendance à accomplir les tâches dans le désordre sans prioriser, votre gestion de la qualité de votre travail n'est pas optimisée. En plus de planifier à l'avance vos tâches, dresser une liste de vos actions prioritaires de la journée, vous pourrez ainsi mobiliser vos capacités de concentration sur les sujets, donc de l'importance pour votre client donc votre entreprise. De plus, les plus petites tâches vous paraîtront plus rapides et faciles une fois que la charge mentale de votre cerveau aura diminué.

Quand est-ce qu'une entreprise est productive ?

Quels sont les facteurs de la productivité et que mesure la productivité ?

Se fixer des objectifs à atteindre dans une journée ou dans une tâche vous permet de vous challenger vous-même et est essentiel pour développer une forte charge de travail de qualité. Pour bien commencer, arrêter de vous concentrer sur le temps que vous mettez pour réaliser une tâche mais plus sur la qualité de ce que vous venez de produire. Par exemple, vous venez de passer 3 heures à rédiger un article de blog pour mettre en avant votre expertise, mais celui-ci n'est pas terminé mais pourtant vous y avez passé du temps. Prenez donc du recul et découpez votre article en section, vous l'avez aussi mis en page, ajouter des intitulés, des images et vous vous êtes relu afin de vous assurer que cet article est bon à être publié. Vous n'avez finalement pas perdu votre temps !

Le saviez-vous ? Des recherches menées par Behance ont également conclu « que faire primer les heures supplémentaires et le présentéisme sur les actes et les résultats mène à une culture de l’inefficacité (et à l’anxiété). Rien ne sert de compter les heures mais bien de se concentrer sur les résultats obtenus dans la journée, dans le mois ou encore dans l'année. Ce n'est pas parce que j'ai passé 5h sur un projet que j'ai été productif, j'ai été productif parce que mon projet a avancé comme je le voulais selon les objectifs atteignables que je me suis fixés.

Évaluer la productivité apparente du travail

Il est également important de booster votre moral et votre ego ! Dans votre recherche de productivité, il est important pour vous de bien visualiser l'accomplissement que vous avez réalisé en une journée. Au-delà, de la simple to do à barrer qui fait plaisir lorsqu'une tâche disparaît de la liste, nous avons une alternative à vous proposer. Inscrivez au hasard les tâches accomplies dans la journée sur une feuille vierge afin de voir ce que vous avez accompli et non ce qu'il vous reste à faire. Cela paraît simple et bête, nous n'allons pas vous mentir mais essayez, vous allez voir à quel point cette méthode fait du bien.

Gestion de votre production : accordez-vous des pauses

Dans l'imaginaire collectif, être productif, c'est également penser que ne pas prendre de pause vous aidera à produire plus. FAUX ! Accordez-vous des temps pour souffler dans votre journée et prendre du recul par rapport à vos activités, videz-vous l'esprit quelques minutes, éloignez-vous de votre espace de travail. C'est un bon moyen de relâcher la pression.

Mais surtout faites de vraies pauses. Accordez-vous du temps pour vous, chantez, méditez, lisez, partez faire du sport et surtout buvez de l'eau. Trouvez ce qui vous détend et pratiquez-le. Ne restez pas devant un écran durant des heures. Par exemple, au déjeuner, il est préférable pour vos yeux, votre tête et votre cerveau de fermer votre écran et de manger ailleurs.

De notre côté, on vous recommande aussi la technique pomodoro, développée dans les années 80, il s'agit d'une méthode utilisée dans des environnements agiles. Cette dernière consiste à faire une pause de 5 min toutes les 25 minutes puis lorsque quatre pomodori ont été effectués, faites une pause de 20 min.

Il est aussi important de savoir quand il est l'heure de s'arrêter, que ce soit pour la journée ou pour quelques minutes, la fatigue n'est pas notre meilleure alliée dans notre recherche de productivité. Il est assez simple de détecter les signes de fatigue, si vous commencez à avoir mal aux mains, ou que vous vous dandiner sur votre chaise, c'est qu'il est temps de lâcher prise et d'aller faire un tour.

On vous promet, en reposant votre cerveau plus souvent et en prenant du recul le ratio de productivité augmentera et vous pourrez apprécier de véritables progrès techniques dans vos méthodes de travail.

S'imposer des limites, un facteur de production

Il est souvent tentant lorsqu'on est passionné par son travail et ses sujets ou que l'on est surchargé, de vouloir poursuivre sa journée surtout quand on est déjà à la maison. Mais fausse bonne idée, c'est le meilleur moyen de craquer. Il est important de se définir des limites à ne pas dépasser :

Définissez des horaires de travail

Il est important de s'instaurer une routine chaque jour à respecter afin de trouver un rythme. Commencez par vous imposer des horaires et respectez-les. Ne faites pas déborder votre vie professionnelle sur votre vie personnelle. Plus facile à dire qu'à faire, me direz-vous. Cependant, se définir des horaires vous aidera à vous organiser dans votre journée, planifiez des projets personnels à la fin de votre journée.

Définissez des horaires que vous pourrez tenir, 8h - 17h semble être un bon compromis. Adaptez-les en fonction de vos besoins. Vous êtes plutôt du matin et vous préférez commencer vers 6h, pensez à vous arrêter plus tôt. Enfin, pas de débordement lorsque ce n'est pas nécessaire. Trouver votre rythme, il existe également des tests pour vous aider à trouver votre chrono type !

Gain de temps personnel, après le travail, ce n'est plus le travail

Saviez-vous, qu'une étude publiée en 2017 et réalisée par John Pencavel de l’université de Stanford, révèle que les résultats des salariés diminuent à partir de la cinquantième heure de travail. Il est même révélé qu'une personne travaillant 70 heures par semaine ne produit rien de plus avec ces 15 heures supplémentaires ! Il est temps pour vous d'apprendre à relâcher votre prise sur le travail et de prendre en compte les pauses du travail comme étant l'un de vos facteurs de production essentiel.

Afin d'observer un gain de productivité apparent, arrêtez-vous. Votre journée se termine mais au-delà de la simple notion de journée, il en existe 2, la journée de travail et la journée de temps libre. Distinguez les deux, posez-vous le soir, après l'heure, ce n'est plus l'heure, alors on pose les stylos et on ferme les écrans, prenez du temps pour vous.

Communication synonyme de gain de production

Avec l'essor du télétravail face à la pandémie, de nombreuses personnes se sont retrouvées chez eux, seul, face à leur ordinateur. Cette situation n'est pas évidente et apporte le doute lorsqu'il s'agit de communication. Nous ne pouvons pas juger le moment opportun pour aller parler à quelqu'un ou bien lui poser une question. Nombreux sont ceux qui se sont retrouvés seuls, face à leurs doutes, sans réponse à leurs questions.

Ne perdez pas de temps en restant coincé devant vos hésitations et vos questions, osez communiquer avec votre équipe, votre client pour débloquer une situation. Si votre interlocuteur n'est pas disponible, il vous répondra plus tard ou bien relancer le régulièrement. Rien ne sert de rester coincé et de ne pas avancer, aucune amélioration de la productivité ne sera notable si cette situation se répète souvent.

Gagner également du temps sur vous demandes et améliorer vos capacités d'écoute en réduisant, par exemple, le temps de rédaction de mail, faites simples et concis, l'information doit se capter vite et ne pas se perdre. Plus vous limiterez la perte d'information, mieux votre message sera reçu et donc compris. Cette méthode évitera de trop grandes retouches sur les sujets ou encore les incompréhensions.

Communiquer avec le reste de vos équipes, salariés, collègues ou tout autre collaborateur aide à lutter contre l'isolement. Planifier régulièrement des moments d'échange, garder à l'esprit d'être bienveillant avec tous pour limiter les causes de stress ainsi que les tensions.

L'une des solutions à l'augmentation de votre productivité serait également de vous choisir un mentor. Ce dernier pourra vous aider et vous guider dans vos recherches. 

De bons outils pour une bonne production à la chaîne

Un espace de travail dédié

Comme au bureau, avoir son espace de travail et les bons outils pour travailler sont des must have. Oubliez votre lit, votre table de cuisine ou encore votre canapé adoré, privilégiez un espace calme, sur un bureau et une chaise confortable. Pour les personnes ne possédant pas de pièce en plus dédiée pouvant service de lieu de travail à la maison, aménagez un petit coin séparé d’un paravent ou d’un meuble haut. La limite entre espace de travail et le reste de la maison doit se faire de manière évidente.

De plus, nous vous conseillons également d'éviter les espaces de travail encombrés et de choisir une décoration qui vous correspond, dans laquelle vous vous sentez bien. Choisissez des couleurs qui vous plaisent mais dont vous ne vous lasserez pas. Afin de bien délimiter les espaces, nous vous recommandons également de débarrasser votre bureau pour ne pas mélanger vie personnelle et professionnelle. Laisser traîner votre vaisselle ou votre matériel de tricot ne vous aidera pas à obtenir un espace safe et propice au travail. Notre conseil : profitez de la baisse des prix qu'offrent les périodes de soldes pour vous équiper au maximum (double écran, chaises de bureau, imprimantes, bureau ou décoration). De plus, nous vous conseillons aussi de vérifier de temps en temps les performances du matériel que vous utilisez afin de garantir une bonne prise en main de votre espace de travail.

Les bons outils

Freelance, salariés ou entrepreneurs, nous avons tous besoin de nous équiper et de choisir les bons outils pour nous accompagner dans notre travail et dans notre recherche d'amélioration de la productivité. Aujourd'hui de nombreux outils sont disponibles sur internet pour maîtriser votre production et vous aider. Vous souhaitez booster votre créativité et gagner du temps sur vos créations marketing, Canva est l'outil qu'il vous faut. Pour les digital nomads, un site qui existe depuis un petit nombre d'années, est dédié à la recherche d'espace de travail est disponible : neo-nomade.

Dans un monde idéal, nous n'aurions pas à se poser toutes ses questions. Cependant, les enjeux autour de la productivité sont bien présents et dévoilent plusieurs facettes du problème. Le plus important aujourd'hui et d'apprendre à vous connaître et d'avoir une réelle compréhension de la façon dont vous fonctionnez et travaillez. Posez-vous avec vous-même et réfléchissez à l'utilisation intelligente de votre temps. Acceptez de faire des pauses, de prendre du recul et surtout bien calculer votre progression.

Enfin, le dernier conseil que nous pourrions vous donner mais qui n'est pas des moindres et de toujours vous protéger vous, et les autres. Souscrivez à notre assurance RC Pro dès maintenant et commencez votre journée l'esprit tranquille !