Une micro-entreprise permet de démarrer une activité avec peu de moyens et de bénéficier d'un régime fiscal et social avantageux. Vous êtes micro-entrepreneur depuis quelques mois et votre activité commence à avoir une bonne croissance. Cependant, votre chiffre d'affaires n'est pas assez conséquent pour embaucher un salarié et même la gestion des charges ne vous permet pas un budget suffisant. Vous souhaiteriez bénéficier d’un regard neuf sur votre business, développer votre activité en confiant certaines tâches à un étudiant tout en transmettant votre expertise ? Bref, vous songez à recruter un stagiaire, mais est-ce possible ? Si oui, quelles sont les formalités administratives à effectuer pour le recrutement d'un stagiaire ? À combien s'élèvent les cotisations sociales et quelles sont les conditions de prise en charge ? Nous répondons à vos questions.

Est-ce qu'un travailleur en freelance peut prendre un stagiaire ?

Selon le Code de l’éducation (article L. 124-1), la loi s’applique à l’ensemble des structures professionnelles, sans condition de taille. L'embauche d'un stagiaire est donc possible en micro-entreprise. De plus, dans certaines conditions, vous êtes exonérés de cotisations sociales. Si vous êtes prêt à vous lancer, il est important de comprendre certaines notions.

Comment prendre un stagiaire en micro-entreprise ?

Faire appel à un stagiaire peut représenter une aide précieuse pour booster le chiffre d'affaires de votre auto-entreprise. Toutefois, avant d'accueillir un stagiaire, une bonne préparation est nécessaire. Certes, il n'aura pas le statut d'un salarié, mais il faudra prendre quelques dispositions. Voici ce qu’il faut savoir avant de commencer par chercher le bon profil.

Quelle est la durée d'un stage ?

Un stage ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement (soit un maximum de 924 heures sur l'année, s’il est réalisé par périodes fractionnées) dans la même auto-entreprise. Le décret n°2014-1420 du 27 novembre 2014 indique les formations pour lesquelles cette règle peut ne pas s'appliquer.

L'accueil successif de stagiaires au même poste dans la même structure d'accueil n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (par exemple 2 mois après un stage de 6 mois).

Quelles sont les obligations de rémunération d'un stagiaire ?

Le stagiaire n'a pas un statut de salarié. Cependant, tout stage dont la durée est supérieure à 2 mois soit 44 jours ou 308 heures au cours de l'année scolaire ou universitaire donne lieu à une gratification minimale. Elle doit être au moins égale à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 4,05€/heure au 1er janvier 2023. Elle est due dès le premier jour du stage et doit être versée chaque mois, et non pas en fin de stage.

Votre stagiaire a droit à d'autres avantages comme la participation aux frais de transport et aux Tickets Restaurant (quelle que soit la durée de stage) comme s’il s’agissait d’un salarié. En tant qu’employeur, vous êtes exonéré de cotisations sociales dans la limite de ce montant de gratification. Vous pouvez rémunérer votre stagiaire davantage si vous le souhaitez. Cependant, les cotisations s’appliquent pour la partie supérieure au montant minimal (sauf assurance chômage et retraite complémentaire). En revanche, vous ne pourrez pas déduire cette gratification de vos charges.

Combien de stagiaires peut-on recruter avec le statut d'auto-entrepreneur ?

L’accueil d’un stagiaire au sein de votre auto-entreprise implique peu de contraintes administratives. Inutile de faire une Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE), puisqu’il n’est pas salarié. Il faut cependant respecter certaines conditions à savoir :

• Ne pas accueillir plus de 3 stagiaires simultanément (pour les structures dont l’effectif est inférieur à 20 personnes),
• Signer une convention de stage tripartite (vous, l’établissement d'enseignement et le stagiaire),
• Tenir à jour la liste de l’ensemble des conventions de stage conclues dans un registre qui inclura également la copie d’une attestation de responsabilité civile couvrant le stagiaire et une photocopie de sa carte Vitale.

Le non-respect de ces obligations peut engendrer une amende de 2 000 € par stagiaire et 4 000 € en cas de récidive.

Comment faire une convention de stage ?

La convention de stage joue le rôle de contrat de travail et doit être fournie par le stagiaire. Chacun des parties doit conserver un exemplaire. Elle doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes :

• Le titre de la formation suivie par le stagiaire et son volume horaire par année d'enseignement
• Les tâches qui seront confiées au stagiaire
• Le nom de l'enseignant référent et le nom du tuteur
• Les dates de début et de fin du stage ainsi que la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
• Les conditions d'autorisation d'absence
• Le taux horaire de la gratification calculée en fonction de la durée du stage
• Les avantages dont le stagiaire peut bénéficier (prise en charge des frais de transport, des Tickets Restaurant, etc.)
• Le régime de protection sociale et plus particulièrement en cas d'accident de travail

Comment avoir un stagiaire en tant qu'auto-entrepreneur ?

Embaucher un stagiaire s’anticipe, car ce n’est pas anodin. Commencez par définir vos besoins. Quels sont vos objectifs ? Quelles missions allez-vous déléguer ? Elles doivent être aussi intéressantes pour la formation de l’étudiant que profitables pour vous. Et quels résultats attendez-vous ? De cette première réflexion, se dégagera le profil du stagiaire recherché : sa formation, son niveau d’étude, ses compétences techniques, théoriques, ses qualités organisationnelles et relationnelles, son expérience professionnelle.

Cette étape franchie, déterminez les dates de début et de fin du stage en tenant compte des calendriers du domaine d’étude, de l'organisme de formation et du diplôme visé. S’il est, en général, possible d’avoir des stagiaires d’écoles de commerce et d’ingénieurs les 7 premiers mois de l’année (90% des départs en stage), l'université, y compris les IAE et les IUT privilégient les mois de mars, avril et mai (mais le stage n’est pas toujours obligatoire). Janvier, novembre et surtout mai sont plébiscités par les étudiants en BTS. Pour vous donner toutes les chances de trouver le bon profil, débutez votre recherche 2 à 4 mois en amont grâce à une offre de stage soigneusement rédigée, réaliste (missions, durée, rémunération) et accrocheuse. Pour plus d’efficacité, diffusez-la sur des sites ciblés (écoles, jobboards), dans votre communication et sur les autres réseaux professionnels spécialisés.

Une fois, le candidat idéal trouvé, assurez-vous de l’accueillir dans un cadre sanitaire aux normes et de lui offrir un environnement de travail adapté et agréable.

Accueil d'un stagiaire en micro-entreprise : une collaboration win/win

Un stagiaire n'est pas un salarié ! Certes, il bénéficie d’une protection en termes de durée de travail et de repos hebdomadaire et ne doit pas non plus être exposé à des risques ou effectuer des tâches dangereuses. Cependant, vous ne pourrez attendre de lui les mêmes performances qu’un employé classique. L'avantage est qu'il va vous soutenir dans vos tâches quotidiennes, prendre en charge le surplus de travail, mais aussi apporter un autre éclairage sur votre micro-entreprise.

En contrepartie, c’est le principe même du stage - vous devez lui consacrer du temps pour le former et lui transmettre votre savoir, tout en vous inscrivant dans son parcours pédagogique. Car un stagiaire, c’est un débutant qui, souvent, découvre la vie de l’entreprise ainsi que votre activité, et doit se familiariser avec vos exigences ou votre fonctionnement. Afin de bien l'encadrer, découvrez nos conseils pour savoir manager la génération Z et pour améliorer votre leadership.

Et qui sait ? Peut-être allez-vous trouver une perle rare, votre premier salarié ! Dans tous les cas, vous participerez à la vie sociale et économique en permettant à un étudiant de s’insérer sur le marché de travail.

Quelle assurance souscrire pour un stagiaire en micro-entreprise ?

Si votre stagiaire occasionne un dommage à des préposés ou à des tiers de l‘entreprise, qu’il s’agisse de clients ou d’autres tiers, à l’occasion d’une activité prévue dans la convention de stage, la responsabilité directe de l’entreprise sera, de principe, engagée. Pensez à souscrire une assurance responsabilité civile exploitation ou Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro). Elle garantira les prestations de services réalisées par l’entreprise et couvrira les erreurs ou négligences commises pendant leur exécution. Pour vous guider, n’hésitez pas à consulter cet article et notre site.