Externalisation et litiges : qui paie les pots cassés en cas d’erreur ?

L'externalisation et la sous-traitance sont aujourd’hui des leviers puissants de compétitivité pour les entreprises. Mais ces pratiques posent aussi la question de la responsabilité en cas de litige. Qui est responsable en cas d’erreur, de retard ou de dommage ? Et comment vous protéger efficacement ? On fait le point.

En cas de litige lié à l’externalisation ou à la sous-traitance, la responsabilité dépend principalement des relations contractuelles établies entre les différentes parties, ainsi que de la nature du dommage. La clarté du contrat, les obligations respectives, et la couverture d’assurance jouent un rôle central dans la gestion des risques juridiques et financiers , on vous explique tout ! 

1. Responsabilité dans la sous-traitance

Responsabilité du sous-traitant

Le sous-traitant est responsable vis-à-vis de l’entreprise principale (le donneur d’ordre) pour la bonne exécution des tâches qui lui sont confiées. Selon les termes du contrat, il peut être tenu à une obligation de résultat ou à une obligation de moyens. En cas de faute, de retard, de mauvaise exécution ou de non-respect des normes applicables, sa responsabilité contractuelle peut être engagée.
Il est aussi responsable envers les tiers pour les dommages causés par ses interventions, tant durant les travaux qu’après leur exécution. En tant qu’opérateur spécialisé, le sous-traitant est réputé maîtriser les normes techniques et réglementaires liées à son domaine, et ce, même en l’absence de rappel spécifique de celles-ci dans le contrat. Il est donc « maître de son art », tout en restant sous la responsabilité du donneur d’ordre selon l’article 1er de la loi du 31 décembre 1975.

Responsabilité de l’entreprise principale (donneur d’ordre)

Vis-à-vis du client final (maître d’ouvrage), l’entreprise principale reste responsable de la bonne exécution globale de la prestation, même si un dysfonctionnement résulte directement d’une faute du sous-traitant. Le client peut ainsi se retourner contre elle, à charge pour elle d’engager ensuite un recours contre le sous-traitant fautif. La responsabilité du donneur d’ordre est donc engagée, sauf clause d’exonération ou preuve d’une faute exclusive du sous-traitant.

2. Responsabilité en cas d’externalisation

L’externalisation, qui consiste à confier une fonction entière à un prestataire sur le long terme, implique également une répartition claire des responsabilités. Le contrat d’externalisation est un outil clé qui doit définir avec précision :
     •  les obligations du prestataire externe (résultat ou moyens),
     •  les obligations du client professionnel (entreprise donneuse d’ordre),
     •  les mécanismes d’indemnisation en cas de dommage,
     •  les modalités de résolution des litiges.
Le prestataire externe est responsable en cas de manquement à ses engagements contractuels : retard, mauvaise exécution, non-respect des normes, défaut de conseil, ou violation de la confidentialité. Il a également une obligation de conseil, ce qui signifie qu’il doit s’informer des besoins du client, proposer des solutions adaptées, et alerter sur les risques techniques ou contractuels.
En cas de clause de réversibilité, il doit faciliter la transition vers un nouveau prestataire ou vers une reprise en interne de la fonction externalisée sans interruption de service ni perte de données.
Toutefois, l’entreprise qui externalise reste responsable vis-à-vis de ses propres clients et partenaires. En cas de litige, ceux-ci se retourneront en priorité contre elle. Elle pourra ensuite exercer un recours contre le prestataire, si ce dernier est fautif.

3. Importance de l’assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro)

RC Pro du prestataire externe ou sous-traitant

L’assurance RC Pro est essentielle pour couvrir les dommages causés dans le cadre d’une prestation :
    •  Erreurs, omissions, fautes (par exemple : déclaration fiscale erronée, perte de données),
    •  Retards dans l’exécution des tâches,
    •  Violations contractuelles ou réglementaires (ex : non-respect du RGPD),
    •  Préjudices matériels, immatériels ou corporels causés aux clients ou à des tiers,
    •  Violations de la propriété intellectuelle ou de la confidentialité,
    •  Produits ou prestations défectueuses.
Elle couvre aussi les frais de défense juridique (avocats, expertises, procédures judiciaires), et comprend souvent une garantie « défense et recours » qui permet à l’entreprise de se retourner contre un tiers responsable.

RC Pro de l’entreprise principale

Bien que l’obligation légale de souscrire une RC Pro repose essentiellement sur le prestataire, il est fortement conseillé à l’entreprise donneuse d’ordre de souscrire une assurance adaptée à son activité globale, incluant les risques liés à l’externalisation.
Sa RC Pro prend en charge les dommages liés à la prestation globale, y compris ceux causés par ses sous-traitants ou prestataires, sauf clause d’exclusion spécifique.

4. Risques courants liés à l’externalisation

Parmi les risques les plus fréquents — souvent sous-estimés — on retrouve :
   •  Erreurs dans les déclarations fiscales ou sociales (ex : omission URSSAF, erreurs de TVA),
   •  Problèmes en gestion RH (ex : échéance de période d’essai, bulletins de paie erronés),
   •  Non-conformité RGPD (traitement des données sensibles sans sécurité suffisante),
   •  Perte ou corruption de fichiers (bug logiciel, erreur humaine),
   •  Litiges avec salariés ou clients finaux, pouvant mener à des procédures prud’homales ou judiciaires.
Ces risques exposent directement la responsabilité de l’entreprise donneuse d’ordre si le contrat est mal rédigé ou si les assurances sont insuffisantes.

5. Avantages de l’externalisation encadrée

L’externalisation, bien encadrée juridiquement et contractuellement, offre des bénéfices importants :
  •  Concentration sur le cœur de métier, en confiant les fonctions support à des experts externes,
  •  Gain de temps et réduction des coûts de personnel,
  •  Souplesse et flexibilité dans l’organisation,
  •  Accès à des compétences spécialisées (IT, RH, marketing...),
  •  Amélioration de la productivité et de la compétitivité.

Les fonctions généralement externalisées incluent la maintenance informatique, la paie, la comptabilité, le standard téléphonique, la sécurité ou encore la gestion RH.
Le recours à la sous-traitance ou à l’externalisation implique une répartition contractuelle rigoureuse des responsabilités. Le prestataire est responsable de ses fautes, mais c’est l’entreprise principale qui en répondra vis-à-vis du client final. L’assurance RC Pro joue alors un rôle clé pour couvrir les risques, indemniser les dommages, financer la défense en justice et sécuriser les relations commerciales. La qualité du contrat et la vérification des assurances constituent les fondations d’une externalisation sécurisée et performante.