Freelance : Votre client vous confie des données sensibles, voici les clauses que vous devez exiger dans les contrats

Données sensibles client freelance : de quoi parle-t-on vraiment ?

Dans le monde du B2B, les données sensibles ne se résument pas aux informations médicales. Elles englobent une palette bien plus large :

Ces données circulent constamment dans des secteurs comme la banque, l'assurance, la santé, l'IT, le e-commerce ou les services RH, qui font régulièrement appel à des freelances pour externaliser certaines missions. Si vous intervenez dans l'un de ces domaines, vous êtes directement concerné.

Contrat de sous-traitance freelance : votre bouclier juridique face aux risques

Le RGPD l'impose clairement via son article 28 : toute relation entre un responsable de traitement et son sous-traitant doit être encadrée par un contrat écrit.

Sans clauses précises, vous risquez d'être requalifié en responsable de traitement. Et là, votre responsabilité devient directe en cas de violation de données.

Un contrat bien rédigé vous permet de :

• Délimiter strictement votre rôle d'exécutant,
• Encadrer les usages autorisés des données,
• Organiser la gestion des incidents,
• Limiter contractuellement votre responsabilité financière.

En d'autres termes, c'est votre première ligne de défense.

Clauses RGPD obligatoires freelance : ce que dit l'article 28

Votre contrat doit impérativement préciser les éléments suivants :

• L'objet du traitement,
• Sa durée,
• Sa nature et sa finalité,
• Les types de données sensibles concernées,
• Les catégories de personnes (clients, salariés, patients, prospects...).

Il doit aussi rappeler vos obligations en tant que sous-traitant :

• Traiter les données uniquement sur instructions écrites du client,
• Mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées,
• Notifier toute violation de données dans un délai maximal de 72 heures,
• Coopérer aux audits et aux demandes de la CNIL,
• Obtenir une autorisation écrite pour toute sous-sous-traitance.

Ces clauses ne sont pas négociables. Elles protègent à la fois votre client et vous-même.

Clauses de confidentialité et sécurité des données : les standards actuels

Au-delà du strict minimum légal, vos clients attendent des engagements contractuels détaillés. Et c'est normal.

Clause de confidentialité des données

Elle doit interdire :

• Toute divulgation des données à des tiers non autorisés.
• Toute réutilisation des données hors finalité contractuelle.

Elle doit aussi prévoir :

• Une obligation de confidentialité étendue à vos collaborateurs.
• La restitution ou la destruction des données à la fin du contrat.
• Une survie de la confidentialité post-contrat (2 à 5 ans, ou indéfinie pour les secrets d'affaires).

Clause de sécurité informatique freelance

Elle décrit les mesures concrètes que vous mettez en place, par exemple :

• Chiffrement des données (au repos et en transit).
• Authentification forte (MFA).
• Gestion des accès selon le principe du moindre privilège.
• Journalisation et traçabilité des accès.
• Sauvegardes régulières et diversifiées.

Ces éléments ne sont pas de la décoration contractuelle. Ils servent de preuve en cas d'audit client ou de contrôle CNIL.

Gestion des incidents cyber et droit d'audit : un cadre clair pour réagir vite

Le contrat doit prévoir un protocole précis en cas d'incident de sécurité.

• Notification au client dans un délai compris entre 24 et 72 heures selon la gravité.

• Transmission des informations utiles : nature de la violation, données concernées, mesures correctives.

• Coopération pour la notification à la CNIL si nécessaire.

Côté contrôle, votre client doit pouvoir :

• Auditer vos mesures de sécurité (documents ou sur site).
• Vérifier la conformité RGPD, généralement une fois par an.

C'est un gage de transparence qui rassure vos clients et vous protège en cas de litige.

Assurance cyber freelance et responsabilité contractuelle : pourquoi c'est devenu incontournable

Même avec le meilleur contrat du monde, le risque zéro n'existe pas. C'est pourquoi de plus en plus de clients exigent une assurance RC professionnelle avec option cyber.

Ce que le contrat doit mentionner

• L'existence d'une assurance cyber active,
• Le plafond de garantie,
• La fourniture d'une attestation sur demande.

Responsable de traitement vs sous-traitant : attention à la requalification

Un freelance n'est pas automatiquement sous-traitant. Vous pouvez être requalifié en responsable de traitement si vous :

• Réutilisez les données pour vos propres finalités,
• Décidez seul des usages ou de la durée de conservation,
• Mettez en place des outils sans validation du client,
• Travaillez avec des instructions floues ou inexistantes.

D'où l'importance capitale de documenter précisément les rôles dans le contrat et ses annexes. Ne laissez aucune zone grise.

Récapitulatif des clauses à exiger absolument

FAQ : données sensibles et contrats freelance

• Un freelance est-il obligé d'avoir une assurance cyber ? 
  Non, ce n'est pas une obligation légale, mais elle est très souvent exigée par les clients B2B, notamment dans la banque, la santé et l'IT.
• Le client reste-t-il responsable en cas de fuite de données ? 
  Oui, mais vous engagez votre propre responsabilité si vous ne respectez pas vos obligations contractuelles ou le RGPD.
• Peut-on refuser une mission si les clauses RGPD sont absentes ? 
  Oui, et c'est souvent recommandé. Sans cadre écrit, le risque juridique repose largement sur vous.
• La responsabilité peut-elle être plafonnée ? 
  Oui, par contrat, généralement au niveau du plafond d'assurance, sauf faute lourde.
• Les micro-entrepreneurs sont-ils concernés par le RGPD ? 
  Oui, dès lors qu'ils traitent des données personnelles pour le compte d'un client.