Entrepreneurs : quelles sont les charges déductibles ?

La fiscalité ce n'est pas une mince affaire. Vous êtes perdus quand on vous parle d'impôt sur le revenu, taux d'imposition ou encore de régime fiscal ? Pas de soucis notre partenaire Numbr est là pour vous donner des explications. 

Revenons tout d'abord sur les actions à mettre en place pour optimiser votre activité sur le plan fiscal. Optimiser sa fiscalité revient tout d’abord à identifier les charges déductibles. 

Fiscalité : comment payer moins d'impôts en tant qu'entrepreneur ? 

Une charge déductible est une charge que vous pouvez déduire avant le calcul de l’impôt, du revenu global imposable. Cela vient donc minorer la base d’imposition. Autrement dit, si certaines dépenses doivent être intégrées au résultat fiscal de votre entreprise et sont imposables, d’autres sont déductibles.  

En considérant certains de vos frais comme des dépenses professionnelles, vous pourrez réduire le résultat fiscal de votre entreprise et récupérer la TVA payée sur ces dépenses. Mais comment savoir si un frais est déductible ? Une règle d'or pour tout chef d'entreprise : les charges et frais divers ne sont déductibles du résultat QUE si : 

• Ils doivent revêtir un caractère professionnel. C’est-à-dire être engagés dans l’intérêt économique et financier de l’entreprise. Par exemple l'achat de matières premières nécessaires à l'activité de l'entreprise. 

• Ils doivent être appuyés de justificatifs probants, comme des factures, notes de frais, ou encore tickets, qui doivent être conservés. 

• Ils ne doivent pas être considérés comme des biens « somptuaires » et donc exclus du droit de déductibilité des charges. Une dépense ou charge somptuaire est une charge que la loi et le fisc ne considèrent pas comme « utile » à la poursuite de l’activité d’une entreprise. Elle n’est, par conséquent, pas déductible de son résultat. À titre d’exemple, les dépenses luxueuses sont considérées généralement comme somptuaires par l’administration. 

Notez également que vous êtes tenus de garder vos justificatifs 10 ans. Les justificatifs fiscaux dématérialisés sont acceptés depuis 2019. 

Découvrez des aides de l'Etat peuvent vous aider à optimiser votre trésorerie! 

Imposition : quels sont les frais professionnels déductibles ? 

Chefs d'entreprise ou entrepreneurs : certains frais réalisés avant l’immatriculation de la société peuvent être repris dans votre comptabilité sous certaines conditions : 

1. Les frais doivent avoir été réalisés au maximum 6 mois avant la création 

2. Il doit y avoir un lien évident entre ces frais et l’activité de l’entreprise 

Les frais de déplacement ou de repas – sauf cas indubitablement professionnel – et les dépenses trop anciennes (+ de 6 mois donc) ne peuvent pas être repris. Toutefois, soyez vigilants au nom figurant sur les factures avant la création de l’entreprise. Dans l’idéal il doit s’agir du nom de la future société (si vous le connaissez déjà), ou à défaut du nom du dirigeant ou d’un associé. La TVA sur l’achat sera perdue si la facture n’est pas au nom de la société mais cela vous permettra de reprendre le matériel dans la comptabilité ! 

Entrepreneur pour vous y retrouver, consultez notre guide des impôts. 

Entrepreneur, Autoentrepreneur, que peut-on déduire ? 

Comment facturer les frais de déplacement en tant qu'entrepreneur ? 

Si vous êtes une entreprise individuelle (BIC/BNC), soumise à l’impôt sur le revenu, les frais de trajet entre votre domicile et le lieu de travail sont déductibles. L'indemnité kilométrique ne peut excéder 40 km. Au-delà, vous devrez justifier l’éloignement par des circonstances particulières. Si vous êtes un dirigeant de société (SARL, SASU, EURL), vous vous versez une rémunération. Et celle-ci est soumise à un abattement fiscal de 10%. Cet abattement comprend des frais que vous ne pourrez pas déduire totalement. Comme les frais liés au trajet domicile-lieu de travail. Vous ne pourrez donc pas comptabiliser ces trajets domicile-travail dans des trajets professionnels et toutes les dépenses liées à ces trajets ne seront pas déductibles. Également, si vous utilisez les transports en commun, la déduction ne sera pas possible car ils sont intégrés dans les 10% d’abattement de frais. 

NB : pour un freelance le siège de sa société est bien souvent son domicile qui de fait est considéré comme son lieu de travail. 

Déduction des charges : les frais de déplacement hors domicile–lieu de travail 

Ces frais sont déductibles lorsqu’ils sont nécessités par l’exercice de la profession. Et cela quel que soit le moyen de transport utilisé (voiture, train, avion, taxi...) La TVA n’est pas déductible sur les frais de transport, que cela soit des billets de train, transports collectifs, taxis... Quelques nuances sont cependant à noter : la TVA est déductible sur les frais de péages et de parking. 

NB : pour les freelances travaillant chez le client, le trajet est bien déductible. 

Débours : les tenues professionnelles des professions libérales mais pas que ! 

Entrepreneurs, partez du principe que ne sont déductibles QUE les vêtements qui peuvent être mis exclusivement dans le cadre du travail. Sont donc exclus les vêtements qui peuvent être portés dans la vie courante (costume, robe de soirée). Ne sont concernés que les vêtements ou accessoires dits « spéciaux » ou liés à une démarche commerciale de l’entreprise. Les blouses blanches des médecins, les robes pour l’avocat, les casques et bottes de chantier, les vêtements brandés par exemple. 

Abattement : les déjeuners 

Plusieurs cas en ce qui concerne les déjeuners :  

• Le repas avec invité : cette charge est totalement déductible. Il vous suffit de renseigner le nom du ou des clients, la date et le motif de l’invitation.  

• Le repas d’affaires : tout comme les repas avec invité, les repas pris lors de voyages professionnels (congrès ou séminaires par exemple) sont des dépenses professionnelles et donc déductibles. Encore une fois, pensez à garder un justificatif indiquant la date, le lieu, le motif et les personnes invitées s’il y a lieu.  

• Le repas seul : si le repas a lieu dans le cadre d’un déplacement professionnel, cela revient à un statut de repas d’affaires. Si l’on se concentre sur les textes de loi, si vous prenez votre repas seul, il faut normalement que ce repas soit à plus de 15 min de chez vous. Sinon l’on considère que vous avez le temps de rentrer chez vous pour prendre ce repas. Dans la pratique, ces frais peuvent être déduits. 

Les cadeaux offerts par l’entreprise aux clients : quels inconvénients ? 

L’administration fiscale admet la déductibilité des cadeaux d’affaires à des clients désignés. Mais la valeur ne doit pas être exagérée au regard de l’activité et du chiffre d’affaires (bien « somptuaires »). Il faut néanmoins que ces cadeaux soient offerts dans l’intérêt direct de l’entreprise (retour attendu) et que les justificatifs avec factures au nom du bénéficiaire, la répartition et les motifs doivent être conservés. 

À noter également : la TVA est récupérable sur les cadeaux de faible valeur, ne dépassant pas 69€ TTC par bénéficiaire et par an ! 

Matériel : l'aménagement de l’espace de travail 

Pour les indépendants qui sont domiciliés chez eux, les dépenses d’aménagement, d’achat de mobilier ou de matériel informatique pour l’organisation de votre espace de travail sont déductibles. Les travaux entrepris pour aménager une pièce peuvent également l’être pour autant que : 

• L’adresse des travaux concorde avec celle du siège social 

• Les frais restent mesurés ou en tout cas en adéquation avec l’intérêt de la société. 

La TVA sur l’ensemble de ces dépenses est récupérable. On applique sur les frais des travaux une quote-part sur la surface utilisée en bureau. Ex : un bureau de 10 m² dans un appartement de 60 m ², vous pourrez déduire un sixième des dépenses liées aux travaux. Entrepreneurs, si vous travaillez de chez vous, d’autres dépenses afférentes au domicile peuvent également être déduites : 

• Loyer (si locataire) ou prix en location nue du m² x par la surface utilisée pour les propriétaires. La société verse alors un loyer au dirigeant tous les mois. 

• Charges locatives 

• Chauffage, eau, gaz, électricité 

• Taxe foncière 

Pour les éléments ci-dessus, le ratio utilisé est : M² du bureau / M² total. Le téléphone fixe et l’internet peuvent aussi être déduits en fonction de l’utilisation professionnelle. Comptez généralement 5/7ème en considérant que vous travaillez du lundi au vendredi. En revanche, la taxe habitation, elle, ne peut pas être déduite. 

Retrouvez nos conseils pour réduire vos dépenses en entreprise rapidement. 

Entrepreneurs, en ce qui concerne la comptabilité, faites attention aux « on-dit » et aux statuts que vous pourriez trouver sur des échanges de forums ou entendre dans des histoires hors contexte. Privilégiez toujours les conseils de votre expert-comptable ! Les cas de contrôles fiscaux sont nombreux. 

Merci à Numbr pour leurs conseils et leur participation ! Bénéficiez de leurs conseils pour choisir la forme juridique de votre entreprise et rédiger vos statuts en appelant le 01 53 83 78 30 et en mentionnant le code HISCOXCREA. Offre sans aucun engagement sur la gestion comptable de votre entreprise.