Voiture de société ou indemnités kilométriques : comment choisir la meilleure option en 2025

Pour une entreprise comme pour un salarié, la question du mode de prise en charge des déplacements professionnels est stratégique. Faut-il opter pour une voiture de fonction ou rembourser les frais via les indemnités kilométriques (IK) ? Le choix n’est pas anodin : il a des conséquences concrètes sur le budget de l’entreprise, sur la fiscalité, sur l’organisation interne et sur le revenu net du collaborateur.

Nous allons comparer ces deux options en détail, à partir de critères pratiques, financiers et administratifs. L’objectif : vous aider à choisir la solution la plus avantageuse selon votre situation.

Voiture de société : un avantage complet mais encadré

La voiture de fonction est mise à disposition du salarié par l’entreprise. Elle peut être utilisée à la fois pour les trajets professionnels et personnels, ce qui la distingue d’un simple véhicule de service.

Les avantages de la voiture de fonction

• Tous les frais sont pris en charge par l’entreprise : achat ou location, assurance, entretien, carburant.
• Elle offre un confort et une tranquillité d’esprit au salarié, qui n’a pas à engager ses propres fonds.
• Elle peut améliorer l’image de l’entreprise auprès des partenaires ou des clients.
• Pour le salarié, c’est un complément de rémunération qui, même s’il est imposable, peut être intéressant en net.

Les inconvénients à ne pas négliger

• Coût important pour l’entreprise : acquisition, taxes (comme la TVS), suivi administratif.
• L’avantage en nature est soumis à cotisations sociales et impôt : il figure sur le bulletin de paie et augmente le revenu imposable du salarié.
• Une gestion plus lourde : déclaration de l’avantage, maintenance du parc, suivi des utilisations privées et pro.

Indemnités kilométriques : la simplicité pour les déplacements ponctuels

Avec les IK, le salarié utilise son propre véhicule pour les besoins de son activité professionnelle. Il est ensuite remboursé par l’entreprise selon un barème défini chaque année par l’URSSAF.

Les points forts des indemnités kilométriques

• Seuls les kilomètres réellement parcourus à des fins professionnelles sont remboursés.
• L’entreprise n’a pas à gérer une flotte de véhicules, ce qui allège la charge administrative.
• Pour le salarié, les IK ne sont pas imposables si elles respectent les barèmes et sont bien justifiées.
• Plus de flexibilité pour le collaborateur, qui reste libre dans le choix et l’utilisation de son véhicule personnel.

Les limites à prendre en compte

• Le barème officiel ne couvre pas toujours tous les frais réels (assurance, réparations, etc.).
• Nécessite un suivi rigoureux : carnet de bord, justificatifs, traçabilité.
• Moins adapté aux trajets fréquents ou longue distance, où l’usage d’un véhicule dédié peut s’avérer plus économique.
• La gestion peut se complexifier si plusieurs salariés sont concernés.

Comparaison des coûts : une question de volume de kilomètres

Le seuil généralement admis pour faire un choix rationnel est 15 000 km par an :

• En dessous de 15 000 km/an, les IK sont souvent plus avantageuses, car elles évitent les coûts fixes d’un véhicule d’entreprise.
• Au-delà de 15 000 à 20 000 km/an, une voiture de société peut devenir plus rentable, les coûts fixes étant répartis sur un plus grand nombre de kilomètres.

Cela dépend aussi de plusieurs paramètres : type de trajet (urbain ou autoroutier), carburant utilisé, financement du véhicule (achat ou LLD), et surtout profil fiscal du salarié.

Cas pratiques : quel choix pour quel profil ?

• Salarié sédentaire avec quelques missions terrain/an : mieux vaut opter pour les indemnités kilométriques, plus simples à gérer et fiscalement avantageuses.
• Cadre avec déplacements hebdomadaires sur plusieurs départements : la voiture de fonction devient plus pratique et rentable à partir d’un certain volume de kilomètres.
• Freelance ou indépendant : l’IK permet de maîtriser son budget, tout en restant éligible à des déductions fiscales.
• Salarié sans véhicule personnel : la voiture de fonction est souvent la seule solution viable, sauf à envisager un complément de salaire pour achat de véhicule.

L’impact fiscal et social : à bien anticiper

Pour la voiture de fonction :

• L’avantage en nature est soumis à cotisations sociales et impôt sur le revenu.
• Il doit être mentionné sur la fiche de paie.
• Il peut être calculé de façon forfaitaire ou au réel, selon le choix de l’employeur.

Pour les indemnités kilométriques :

• Elles sont exonérées de charges sociales et d’impôt si elles respectent les barèmes.
• En cas de dépassement, ou si les justificatifs sont absents, elles peuvent être requalifiées.
• Un redressement URSSAF est possible en cas d’erreur ou d’absence de preuve.

Attention : chaque erreur dans la gestion des IK peut coûter cher. Il est recommandé d’utiliser un outil de gestion automatisée ou un logiciel de notes de frais pour éviter tout oubli.

Gérer les frais annexes : ce que les IK ne couvrent pas

Même si les indemnités kilométriques couvrent les frais liés à l’usage du véhicule (usure, carburant, assurance), certains frais restent à part :

• Péages
• Stationnement
• Frais exceptionnels (réparations lourdes, équipements spécifiques)
• Amendes (toujours à la charge du conducteur)
• Trajets domicile-travail (non remboursables sauf cas précis)

L’entreprise peut choisir de rembourser ces frais séparément, sur justificatifs.

Carte carburant : une solution hybride et automatisée

Une carte carburant peut compléter efficacement l’un ou l’autre des systèmes. Elle permet :

• D’éviter les avances de frais pour les salariés
• D’automatiser les remboursements
• De centraliser et suivre les dépenses

Certaines solutions, comme Mooncard Mobility, permettent même de générer automatiquement les écritures comptables et les notes de frais.

Peut-on mixer les deux systèmes ?

Oui. Il est tout à fait possible d’attribuer une voiture de société à certains collaborateurs, et des indemnités kilométriques à d’autres. Le choix dépend :

• Du profil de poste
• Du volume de déplacements
• Du niveau de responsabilité
• Des attentes du salarié

Cette flexibilité permet d’optimiser les coûts tout en s’adaptant aux besoins concrets de chaque collaborateur.

Le bon choix dépend de vos priorités

Il n’existe pas de solution universelle. Le bon système est celui qui correspond à la fréquence des déplacements, à la structure de l’entreprise, au profil des salariés et à la capacité de gestion administrative.

• Pour des déplacements réguliers et importants, la voiture de fonction reste une solution confortable, valorisante et structurée.
• Pour des déplacements ponctuels, ou dans une optique de simplification et de souplesse, les IK s’imposent naturellement.

Dans tous les cas, l’objectif est de concilier maîtrise des coûts, satisfaction des collaborateurs et conformité fiscale. Un bon calcul, un bon outil de gestion, et une politique claire suffisent à faire le bon choix.