Déclarations Urssaf : ce qu’il faut absolument savoir pour éviter les pénalités pour les entreprises

Lorsque vous optez pour le régime de la micro-entreprise, l'une des premières décisions administratives à prendre est le choix de la périodicité de vos déclarations de chiffre d'affaires : mensuelle ou trimestrielle. Ce choix, qui peut paraître anodin, a pourtant un impact concret sur votre organisation, votre trésorerie, et parfois même sur vos droits sociaux. On vous explique tout ce qu’il faut savoir pour vous aider à choisir la bonne option selon votre situation.

La déclaration mensuelle : pour un pilotage régulier

La déclaration mensuelle consiste à déclarer chaque mois le chiffre d’affaires encaissé le mois précédent. Cela signifie que vous effectuez 12 déclarations par an.

Avantages :

• Visibilité financière accrue : Vous avez chaque mois un retour clair sur vos rentrées d’argent. Cela facilite la gestion des flux de trésorerie.
• Réactivité en cas de baisse d’activité : Si votre chiffre d’affaires diminue, vous ajustez rapidement vos cotisations sociales.
• Paiement lissé : Plutôt que de devoir régler une somme importante tous les trimestres, vous répartissez vos paiements de manière plus fluide.
• Obligatoire si vous êtes indemnisé par Pôle emploi : La déclaration mensuelle est fortement recommandée pour les micro-entrepreneurs qui perçoivent des allocations chômage. Vous devez en effet justifier vos revenus chaque mois auprès de Pôle emploi, et seule la déclaration mensuelle permet d'obtenir un justificatif actualisé à temps.

Inconvénients :

Rigueur administrative : Il faut penser à effectuer sa déclaration tous les mois. Cela demande de la rigueur dans la gestion administrative.

La déclaration trimestrielle : pour plus de souplesse

La déclaration trimestrielle implique de déclarer son chiffre d’affaires tous les trois mois. Vous avez alors quatre échéances dans l’année :

• CA du 1er trimestre : déclaration avant le 30 avril
• CA du 2e trimestre : déclaration avant le 31 juillet
• CA du 3e trimestre : déclaration avant le 31 octobre
• CA du 4e trimestre : déclaration avant le 31 janvier de l’année suivante

Avantages :

• Moins de démarches : Vous effectuez quatre déclarations par an au lieu de douze.
• Trésorerie plus souple : Vous disposez d’un peu plus de liquidités pendant une période plus longue avant d’effectuer votre versement.

Inconvénients :

• Montant plus élevé à verser d’un coup : Vous devez payer l’ensemble des cotisations en une seule fois tous les trois mois. Cela nécessite de bien anticiper et de mettre de côté les sommes nécessaires.
• Risques de retard : Trois mois sans obligation de déclaration peuvent entraîner un oubli. Et les conséquences peuvent être lourdes : une pénalité de 58,90 € par déclaration manquante, majorée de 15 % sur les cotisations.
• Les obligations déclaratives : quelles que soient les modalités

Que vous choisissiez une périodicité mensuelle ou trimestrielle, vous êtes tenu de déclarer votre chiffre d’affaires, même si celui-ci est nul. Dans ce cas, il suffit d’indiquer "Néant". En cas d’oubli, vous vous exposez à des pénalités financières et des majorations de vos cotisations sociales.

Exemple : Si vous êtes commerçant et que vous omettez deux déclarations mensuelles, la base forfaitaire retenue est de 2 x 7 791,67 €, avec une majoration de 5 %, soit un total de plus de 17 000 € de cotisations fictives, plus 117,80 € de pénalités. Mieux vaut donc rester attentif aux échéances.

Les échéances de déclaration selon votre choix

• Mensuelle : Déclaration avant la fin du mois suivant l’encaissement. Par exemple, pour le CA de juin, déclaration avant le 31 juillet.
• Trimestrielle : Déclaration avant la fin du mois suivant le trimestre concerné (cf. tableau plus haut).

Votre première déclaration dépend aussi de la date de démarrage :

• Pour une déclaration mensuelle, vous déclarez à la fin du mois suivant les trois premiers mois d’activité.
• Pour une déclaration trimestrielle, vous déclarez à la fin du mois suivant le trimestre suivant votre démarrage.

Le changement de périodicité : comment et quand faire la demande

Vous pouvez changer de périodicité, mais pas à tout moment. Le changement n’est possible qu’une fois par an, à condition de respecter les délais.

• Date limite de demande : avant le 31 janvier de l’année concernée. Parfois, certaines sources mentionnent une date limite au 31 octobre pour un changement applicable l’année suivante.
• Comment faire : Connectez-vous à votre compte Urssaf (autoentrepreneur.urssaf.fr), accédez à la messagerie et sélectionnez :

"Faire évoluer mon auto-entreprise" > "Je souhaite modifier la périodicité de mes déclarations et paiements".

Formulez votre demande clairement et envoyez-la. C’est gratuit, et vous recevrez une confirmation une fois le changement pris en compte.

Cotisations sociales : les taux restent les mêmes

Quel que soit votre choix de périodicité, les taux de cotisations sociales sont identiques :

• 12,8 % pour les activités commerciales (vente de marchandises)
• 22 % pour les prestations de service commerciales ou artisanales
• 23,1 % ou 23,2 % pour les professions libérales selon le régime de rattachement

Si vous bénéficiez de l’ACRE, ces taux sont réduits temporairement. Le changement de périodicité n’affecte pas le montant global des cotisations dues, mais uniquement leur répartition dans l’année.

Quelle périodicité vous correspond ? Quelques cas pratiques

Vous êtes demandeur d’emploi ? Choisissez la déclaration mensuelle. Vous devez justifier chaque mois vos revenus à Pôle emploi pour continuer à percevoir vos allocations.

Vous démarrez avec peu de chiffre d’affaires ? La déclaration trimestrielle peut vous soulager : moins de formalités, plus de temps pour générer vos premiers revenus.

Vous avez du mal à anticiper vos charges ? Le mensuel permet de lisser les efforts financiers et d’éviter les grosses échéances imprévues.

Vous êtes très organisé et peu à l’aise avec les démarches régulières ? Optez pour la déclaration trimestrielle : seulement 4 échéances à respecter dans l’année.

À ne pas oublier : la déclaration annuelle en mai

Même si vous déclarez chaque mois ou trimestre, vous devez également effectuer une déclaration annuelle de revenus au mois de mai. Cette déclaration est obligatoire pour tous les contribuables, micro-entrepreneurs inclus.

Elle comprend le formulaire 2042-C-PRO, dans lequel vous indiquez les revenus issus de votre micro-entreprise. Elle sert à établir votre impôt sur le revenu, calculé sur la base de votre chiffre d’affaires annuel.

En résumé : choisissez selon votre profil

La déclaration mensuelle :

• Pour ceux qui veulent un suivi fin et régulier
• Idéal si vous êtes indemnisé par Pôle emploi
• Plus rassurant si vous avez une trésorerie fragile ou des revenus irréguliers

La déclaration trimestrielle :

• Moins de formalités, plus de souplesse
• À privilégier si vous avez une bonne capacité d’organisation
• Intéressante si vous êtes en début d’activité ou avez une trésorerie stable

Une bonne trésorerie, une obligation implicite

Enfin, quelle que soit votre décision, retenez ceci : la régularité de vos déclarations est obligatoire, même en l’absence de chiffre d’affaires. Mieux vaut anticiper, mettre de côté au fil de l’eau et tenir un calendrier précis. C’est la meilleure manière d’éviter les oublis, les pénalités et les tensions de trésorerie.

Choisir sa périodicité, c’est choisir un rythme de gestion. Ce rythme doit être adapté à votre activité, à votre organisation, mais aussi à votre tempérament. Que vous soyez rigoureux ou plutôt instinctif, il existe une périodicité qui vous conviendra mieux que l’autre. À vous de la choisir intelligemment.