TPE, PME, freelances : vos données hors UE sont-elles vraiment conformes au RGPD ?

Quelles obligations impose le RGPD pour le stockage des données hors UE ?

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) encadre strictement tout transfert de données personnelles vers un pays tiers à l’UE. En pratique, cela signifie que vous ne pouvez pas envoyer ou héberger vos données hors UE sans garanties adaptées.

Les principales garanties reconnues par le RGPD sont :

• Clauses contractuelles types (CCT) : contrats normalisés approuvés par la Commission européenne.
• Règles d’entreprise contraignantes (BCR) : pour les groupes multinationales, politiques internes validées par les autorités de protection des données.
• Décision d’adéquation : certains pays (Canada, Japon, Corée du Sud) offrent un niveau de protection jugé équivalent à celui de l’UE.
• Consentement explicite ou intérêt public, dans des cas particuliers.
• Mesures techniques et organisationnelles : chiffrement, pseudonymisation, audits réguliers.

Exemple concret : en août 2024, Uber a été sanctionnée à hauteur de 290 millions d’euros par l’autorité néerlandaise de protection des données pour avoir transféré des données personnelles de chauffeurs vers les États-Unis sans garanties suffisantes. Cette sanction illustre le poids financier d’un non-respect du RGPD.

Que se passe-t-il si vos données hors UE ne sont pas conformes au RGPD ?

La non-conformité a plusieurs conséquences pour votre entreprise :

Risques juridiques et financiers :

• Sanctions administratives pouvant atteindre 4% du chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros selon le montant le plus élevé.
• Responsabilité civile et pénale en cas de fuite de données ou de préjudice causé aux personnes concernées.

Risques assurantiels :

• Les polices d’assurance cyber excluent généralement la couverture des incidents liés à des transferts ou stockages hors UE non conformes.
• Les assureurs peuvent refuser l’indemnisation si les garanties RGPD ne sont pas respectées, même si un prestataire tiers est responsable de l’hébergement.

Risques opérationnels :

• Gestion des incidents plus complexe : délais de notification différents, procédures légales spécifiques au pays tiers, retard dans la réponse aux fuites ou attaques.

Tableau comparatif : conformité RGPD et couverture cyber

Comment s’assurer que son prestataire hors UE est fiable et couvert ?

Avant de confier vos données à un prestataire hors UE, plusieurs vérifications sont essentielles :

Évaluation de la solvabilité :

• États financiers des 2 à 3 derniers exercices (bilan, compte de résultat).
• Rapports annuels et comptes consolidés si l’entreprise est cotée.
• Attestations de crédit, lignes de financement, prévisionnels de trésorerie.

Vérification de l’assurance :

• Attestation d’assurance professionnelle nominative couvrant l’activité concernée.
• Confirmation de l’assureur sur l’authenticité et l’étendue du contrat.
• Vérification de la période de validité et des limites de couverture.

Mesures techniques à demander :

• Chiffrement des données et contrôle d’accès.
• Journaux d’activité et plans de reprise d’activité.
• Audits réguliers et conformité aux standards européens.

Peut-on négocier une extension de garantie pour un prestataire hors UE ?

Oui, mais cela demande une approche méthodique :

1. Évaluer vos risques et justifier le recours à ce prestataire (compétences spécifiques, coût, localisation).
2. Présenter des garanties contractuelles renforcées : clauses de sécurité, audits réguliers, mesures techniques de protection.
3. Proposer des mesures de prévention internes : sauvegardes, formation du personnel, audits internes.
4. Négocier le droit applicable et la juridiction française pour limiter l’exposition légale.
5. Compromis possible : couverture limitée dans le temps ou plafonnée, revue si le prestataire améliore ses garanties.

Quels avantages stratégiques peuvent justifier le stockage hors UE ?

Malgré les risques, certaines entreprises choisissent de stocker des données hors UE pour :

• Réduire les coûts : tarifs compétitifs des hébergeurs internationaux.
• Améliorer la performance : meilleures infrastructures, latence réduite, services spécialisés.
• Faciliter l’accès aux marchés ou partenaires : données proches des utilisateurs ou clients.
• Diversifier et renforcer la résilience : répartition géographique pour assurer la continuité d’activité.

Ces bénéfices doivent toujours être comparés aux risques juridiques et assurantiels.

FAQ - stockage de données hors UE et assurance cyber

• Les données d’un freelance peuvent-elles être stockées hors UE ?
  Oui, mais le freelance doit respecter le RGPD et s’assurer que les garanties appropriées sont mises en place (CCT, BCR, décision d’adéquation). Sans cela, il risque des sanctions et l’assurance cyber ne couvrira pas les incidents.
• Quelle sanction en cas de non-conformité ?
  Les amendes peuvent atteindre 4% du chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé. La CNIL peut aussi imposer des restrictions ou des injonctions.
• Comment vérifier que mon prestataire hors UE est assuré ?
  Demandez une attestation nominative, vérifiez la compagnie d’assurance, la période de validité et les activités couvertes. Contactez l’assureur pour confirmer la validité si nécessaire.
• Est-il possible d’être couvert par l’assurance cyber si les données sont hors UE ?
  Oui, mais uniquement si :
  • Les transferts respectent le RGPD.
  • L’assureur a accepté explicitement l’extension de garantie.
  • Des mesures techniques et organisationnelles sont en place et documentées.
• Quels pays sont considérés comme “sécurisés” pour le RGPD ?
  Les pays avec décision d’adéquation de la Commission européenne, par exemple Canada, Japon, Corée du Sud. Les États-Unis ne sont pas automatiquement considérés comme sûrs sans garanties supplémentaires.