Créer son activité sans perdre le sommeil : le plan administratif clé en main

Lancer son activité, c’est jongler entre prospection, premières ventes… et un calendrier administratif dense. Pour éviter les oublis qui coûtent cher, il faut savoir quoi déclarer, à qui et quand : immatriculation, assurances (RC Pro, locaux), déclarations fiscales (CA, TVA, CFE) et sociales (Urssaf, DSN). On vous partage l’essentiel à faire la première année, selon ton statut (micro, IS/IR réel, profession réglementée), avec des check-lists et modèles prêts à l’emploi.

1) Démarrer légalement : immatriculation & assurances

Immatriculation au guichet unique

C’est ton point d’entrée pour obtenir SIREN/SIRET, code APE, rattachements fiscaux et sociaux. Une seule formalité alimente l’INSEE, l’Urssaf, les impôts.

RC Pro : obligatoire ou fortement recommandée

• Obligatoire si tu exerces une activité réglementée (santé, droit, bâtiment, immobilier, tourisme, sécurité…).
• Recommandée pour tous les autres (freelance, micro, agence, e-commerce) : elle prend en charge les dommages causés à des tiers (erreur, négligence, imprudence)

Astuce : déclare toutes tes activités (principale et secondaires). Une activité non déclarée peut annuler la prise en charge.

Locaux professionnels

• En location : au minimum l’assurance risques locatifs (incendie, dégâts des eaux).
• En propre : assure les locaux (incendie, vol, bris de machine…).

Véhicule pro

Utilisation à des fins professionnelles = assurance auto pro (ou extension d’usage si autorisée).

2) Déclarations fiscales : ce qui change selon le régime

Micro-entreprise (BIC/BNC)

Chiffre d’affaires (CA)

• Mensuel ou trimestriel à l’Urssaf, même si 0 €.
• Sert au calcul des cotisations sociales et, si tu as opté pour le versement libératoire, de l’impôt.

Impôt sur le revenu

• Par défaut : abattement forfaitaire avant barème (71 % achat/vente, 50 % services commerciaux/artisanaux, 34 % libéraux).
• Option versement libératoire (sous conditions de revenus) : tu payes un pourcentage du CA chaque mois/trimestre en même temps que l’Urssaf.

TVA

• Franchise en base par défaut (pas de TVA facturée ni déductible).
• Perte de la franchise si dépassement des seuils : 36 800 € (services) / 91 900 € (vente). À partir de là, déclaration de TVA (mensuelle/trimestrielle selon régime).

CFE

• Déclaration initiale 1447-C avant le 31 décembre de l’année de création.
• Exonération la 1ère année ; paiement ensuite (montant variable par commune). Base minimale due même sans local.

Entreprises au réel (IS ou IR réel)

Résultats

• Déclaration de résultats (liasse fiscale) dans les 3 mois après la clôture du premier exercice (ou entre le 2 et le 5 mai si clôture au 31/12).
• TVA :
• Régime réel normal → CA3 mensuelle (ou trimestrielle sur option si faible TVA).
• Régime simplifié → 3517-S (acompte juillet/décembre + régularisation annuelle).

CFE / CVAE

• 1447-C la 1ère année (exonérée l’année de création).
• La CVAE a été engagée dans une trajectoire de suppression ; vérifie ton dernier millésime fiscal pour les traces résiduelles éventuelles sur tes formulaires (seuils historiques > 500 000 € de CA).

3) Déclarations sociales : dirigeant & salariés

Affiliation du dirigeant

• Assimilé salarié (SAS/SASU, gérant minoritaire de SARL) : paie de dirigeant + DSN mensuelle.
• Travailleur non salarié (TNS) (entrepreneur individuel, gérant majoritaire de SARL) : acomptes Urssaf sur base de revenus estimés, régularisation annuelle.

Embauche

• DPAE (déclaration préalable), inscription aux caisses (retraite complémentaire, prévoyance selon branche).
• DSN mensuelle obligatoire dès qu’il y a paie.

Aides 1ère année

ACRE (sous conditions) : réduction des cotisations en début d’activité.

4) Assurances : quoi déclarer, quand, comment

Dès la souscription

• Activités (principale + toutes les secondaires), périmètre technique (outils, sous-traitance, données traitées), localisation des risques (locaux/serveurs), CA prévisionnel et masse salariale si applicable.
• Mises à jour en cours d’année en cas de changement notable (nouvelle activité, croissance forte, externalisation, fusion/cessation partielle).

Chaque année

Déclaration de CA (et d’effectifs) à l’assureur pour ajuster la prime.

En cas de sinistre

• Déclare dans les délais du contrat (souvent 5 à 15 jours).
• Envoie faits datés, preuves (photos, devis, logs, constats), témoignages.
• Conserve l’état sans réparer lourdement avant l’accord (sauf mesures conservatoires).

5) Calendrier de la première année (antisèche)

• J0 à J+30 : guichet unique (immat’), choix du régime de TVA, RC Pro (si réglementée, c’est impératif), couverture locaux/véhicule.
• Chaque mois ou trimestre : déclaration de CA (Urssaf) ; TVA si assujetti ; DSN si paie.
• Dès embauche : DPAE, inscription organismes, paie + DSN.
• Avant 31/12 : CFE 1447-C (année de création).
• N+1 (printemps) : déclaration de revenus (2042 + 2042-C-PRO si micro) ou liasse fiscale (IS/IR réel).
• À l’assurance : actualisation annuelle du CA/masse salariale ; notification immédiate en cas de sinistre ou changement d’activité.

6) Erreurs fréquentes à éviter

• Oublier une activité dans le contrat (non-couverture possible).
• Dépasser la franchise de TVA sans activer la TVA (factures non conformes, régularisations douloureuses).
• Ne pas déposer la 1447-C (CFE) la première année.
• Reporter les déclarations Urssaf « parce que CA = 0 » (il faut déclarer même zéro).
• Ignorer la DSN « parce qu’il n’y a qu’un dirigeant » (assimilé salarié = DSN).
• Tarder à déclarer un sinistre (risque de déchéance).

7) Modèles express (à adapter)

Mail à l’assureur – ajout d’activité

Objet : Mise à jour de mes activités assurées

Bonjour,
Depuis le [date], j’exerce en plus de mon activité principale [activité A – code APE], une activité secondaire de [activité B – description]. Cette activité concerne [% estimé du CA], utilise [locaux/serveurs/outils] et implique [types de clients/données].
Merci de m’indiquer l’impact sur mon contrat (garanties, prime, exclusions) et de me transmettre un avenant.
Cordialement,
[Signature – SIREN/SIRET]

Déclaration de sinistre – fiche rapide

• Date/heure/lieu : …
• Faits constatés : …
• Impact (matériel, données, activité) : …
• Mesures conservatoires prises : …
• Pièces jointes : photos, factures, logs, plainte, devis…

8) Check-lists par statut

Micro-entrepreneur

Guichet unique ok, URSSAF activé, option versement libératoire (si utile), franchise TVA surveillée, RC Pro (souvent nécessaire), CFE 1447-C avant 31/12, ACRE si éligible.

SAS/SARL au réel

Comptable/outil de compta paramétré, TVA (CA3 ou simplifié), paie & DSN, assurances (RC Pro, locaux, cyber si données clients), liasse à N+1, CFE 1447-C.

Professions réglementées

RC Pro obligatoire + garanties spécifiques (ex. décennale BTP), conformité ordinale/sectorielle, justificatifs prêts (attestations).

9) FAQ express

La RC Pro est-elle toujours obligatoire ?

Non. Elle l’est pour les métiers réglementés ; pour les autres, elle reste fortement recommandée (risque financier personnel).

Faut-il payer des impôts la première année en micro ?

Oui : impôt sur le revenu (barème après abattement) ou versement libératoire si option + CFE (exonérée la 1ère année mais déclaration 1447-C obligatoire).

Je n’ai pas de local, je paie la CFE ?

Oui, via une base minimale (montant variable selon la commune).

J’ai dépassé la franchise de TVA en cours d’année, je fais quoi ?

Tu bascules à la TVA à compter du 1er jour du mois de dépassement, tu factures TTC, tu déclares et tu régularises si besoin.

10) Feuille de route simple (à épingler)

• Immatricule-toi (guichet unique) et sécurise RC Pro / locaux / véhicule.
• Calibre ton régime TVA et ton rythme Urssaf (mensuel/trimestriel).
• Mets un rappel pour la CFE 1447-C (avant 31/12).
• Automatise déclarations de CA/TVA/DSN.
• Informe ton assureur à chaque évolution (activité, CA, sous-traitance).
• Prépare N+1 : liasse ou 2042-C-PRO, et mise à jour des contrats.

La première année se passe bien quand on cadre le socle dès le départ : immatriculation au guichet unique, assurances adaptées, rituels de déclaration (CA/TVA/DSN), et CFE 1447-C avant le 31 décembre. Ensuite, on déroule : rappels automatiques, mise à jour des contrats en cas d’évolution, et réaction rapide en cas de sinistre. En suivant cette feuille de route, tu réduis les risques, tu gagnes du temps et tu poses des bases fiables pour développer ton entreprise sereinement. Si tu le souhaites, je peux te générer une check-list PDF et un calendrier d’échéances personnalisés à ton statut.